Paljon puhutaan siitä, miten tilanteen vetäjänä – fasilitoijana – tulisi toimia osallistumista mahdollistavissa kohtaamisissa, esimerkiksi työpajoissa. Tämä artikkeli pureutuu kuitenkin osallistujan näkökulmaan: Mitä fasilitoituun työpajaan osallistuminen osallistujalta edellyttää? Millaisia tietoja, taitoja ja valmiuksia hänellä tulisi olla, jotta työpaja olisi sekä osallistujan että asiasisällön kannalta onnistunut? Pohdiskelemme aihetta omien kokemustemme kautta, joita olemme kerryttäneet niin satojen työpajojen ohjaajina kuin myös osallistujan roolissa.
Osallistuja tarvitsee tietoa asiasta, omasta merkityksestään ja vastuustaan
Työpajassa ollaan aina jonkun erikseen määritellyn käsiteltävän asian ja siihen liittyvän nykytiedon ja tulevaisuuden tiedon äärellä. Niinpä osallistujan tiedot käsiteltävästä aiheesta vaikuttavat siihen, millä tavoin hän pystyy tuomaan ajatuksiaan osaksi yhteistä ajattelua. Tasapainoisen tiedon hallinta auttaa osallistujaa pysymään mukana keskustelussa ja tuomaan omat näkemyksensä esiin.
Tarvittavan tiedon määrä ei ole kuitenkaan missään tapauksessa vakio. Tiedon määrän tarve riippuu siitä, millaisin tavoittein työpaja on rakennettu: joskus osallistua voi hyvinkin vähäisin tiedoin, sillä työpajassa annetaan esimerkiksi tietoiskuna tarpeelliset tiedot. Joskus suorastaan halutaan, että osallistujien ennakkotiedoilla ei ole merkitystä. Näin on esimerkiksi Sitran Erätauko-keskustelujen mallissa, jossa keskeistä on, että osallistujat eivät tiedä toistensa taustoja tai ammatteja. Ja toisinaan taas osallistuja on kutsuttu mukaan työskentelyyn juuri siksi, että hän on käsiteltävän asian ehdoton asiantuntija. Osallistujana on tärkeätä olla itsekin tietoinen siitä, millaista asiantuntemusta kulloinkin odotetaan.
Osallistujana on hyvä muistaa myös se, että osallistuva työskentely on parhaimmillaan yhteistä ajattelua, jonne tullaan keskeneräisten ajatusten kanssa. Silloin oman tiedon määrästä riippumatta osallistumisen voi nähdä myös oppimiskokemuksena – tulos on monin tavoin niin osallistujille kuin asiallekin tällöin hedelmällisempi.
Työpajaan osallistuja tarvitsee myös tietoa siitä, mihin hän voi vaikuttaa ja mihin ei. Tieto tästä motivoi osallistujaa osallistumaan aktiivisesti. Usein osallistujalle riittää, että tilaisuuden alussa tai vaikkapa jo kutsussa kerrotaan selkeästi työpajan tavoitteet ja se, mihin osallistujilta toivotaan vaikuttamista ja mitkä asiat päätetään toisaalla. Jos tätä tietoa ei ole, oma panos voi tuntua merkityksettömältä – varsinkin, jos jälkikäteen ei kuule mitään, mitä työpajan tuotoksille on käynyt.
Vaikutusmahdollisuuksien kolikon toisella puolella ovat myös oman vastuun tiedostaminen ja oman roolin ymmärtäminen. Kun vaikutusmahdollisuudet ja tietoisuus siitä, miksi on mukana työpajassa, ovat osallistujille selviä, tulee osallistujan kantaa vastuuta omasta panoksestaan työpajassa. Miksi juuri minut on tähän työpajaan kutsuttu? Miten edistän tätä kautta niin omaa asiaani kuin yhteistä hyvääkin? Työpajaan ei siis voi tulla kuin “Ellun kanat”, vaan työpajaan osallistuminen voi joskus olla hyvin raskastakin työtä. Työpajan jälkeen saattaa olla samalla hyvin voimautunut hyvistä kohtaamisista, asioiden edistymisestä tai uuden oppimisesta mutta myös hyvin väsynyt työstä ja kaikkensa antamisesta.
Vastuun tiedostamiseen liittyy tietoisuus oman ajan käytöstä. Työelämässä kutsuja satelee erilaisiin työpajoihin, kahvihetkiin ja muihin kohtaamisiin vaikka millä mitalla. Osallistujana on tunnistettava, mihin on tärkeää osallistua, vaikka se vaatisikin omien aikataulujen järjestelyjä. Samaan aikaan on tunnistettava, mihin ei ole kannattavaa osallistua. Kun tekee päätöksen osallistumisesta, sille varattu aika on tärkeää varata todellakin asiaan keskittymiseen. Pysähtymiselle annettu aika luo osallisuutta, ajan niukkuus saa meidät käpertymään ja jopa kokemaan osattomuutta.
Kriittisen ajattelun, vuorovaikutuksen ja läsnäolon taidot auttavat onnistumaan
Tiedon lisäksi osallistuja tarvitsee erilaisia taitoja ollakseen taitava osallistuja osallistavassa työskentelyssä. Näitä taitoja voi myös opetella reflektoimalla aktiivisesti omaa työtään: Miten onnistuin tänään? Missä olisi parantamisen varaa? Olinko läsnä? Kuuntelinko muita? Annoinko myös muille tarpeeksi tilaa?
Taidoissa korostuvat erityisesti kyky näkökulman vaihtoon ja kriittinen ajattelu. Ne mahdollistavat erilaisten näkökulmien huomioimisen ja avoimen keskustelun ja siten käsiteltävän asian tarkastelun riittävän monelta kannalta.
Kriittinen ajattelu ei tarkoita kritiikkiä tai kyynistä vikojen etsimistä. Kriittinen ajattelija osaa tarkastella asioita useasta eri näkökulmasta ja huomioida nämä näkökulmat toiminnassaan. Hän osaa tunnistaa ja ratkaista ongelmatilanteita sekä arvioida ja suhteuttaa tilanteeseen liittyviä tietoja. Lisäksi hän osaa testata erilaisten ratkaisujen toimivuutta ja seurauksia sekä perustella johtopäätöksensä.1
Hyvät vuorovaikutustaidot ja sosiaaliset taidot ovat elintärkeitä ryhmässä toimimisessa. Osallistujan on osattava kuunnella muita, ilmaista omat mielipiteensä selkeästi ja toimia yhteistyössä. Osallistujana on tärkeää tunnistaa, millainen vuorovaikuttaja olen: Annanko toisille puheenvuoron? Otanko itse puheenvuoron? Miten viestin eleilläni ja ilmeilläni? Käytänkö sanastoa, joka on muille osallistujille ymmärrettävää vai esimerkiksi ammattislangia? Työpajaan tullessa on hyvä orientoitua osallistumiseen vaikkapa palauttamalla mieleen Isaacsin ohjeet hyvään dialogiin:
- Kuuntele toisia aidosti ja rauhassa – älä kiirehdi omilla asioillasi.
- Kunnioita toisten mielipiteitä, vaikka olisitkin eri mieltä.
- Odota: joskus on hyvä hetki kuunnella toisia ja rakentaa rauhassa omaa mielipidettä ja ajatuksia – antautua dialogin voimalle.
- Puhu suoraan sydämestä – sensuroimatta ajatuksiasi, luottaen myös siihen, että keskeneräisetkin ajatukset kannattaa sanoa. Muista kuitenkin tasapaino: älä täytä tilaa pelkillä omilla ajatuksillasi.2
Tärkeää on olla oma itsensä osallistuvan työskentelyn tilanteissa. Tämä saattaa tuntua itsestään selvältä, mutta usein työelämän konteksteissa – sekä vieraiden että tuttujenkin ihmisten kanssa – tämä saattaa olla yllättävän vaikeaa. Rohkeus hypätä roolista pois omaksi itsekseen ja tuoda omaa persoonallisuuttaan esiin ryhmässä voi parhaimmillaan lisätä luottamusta ja vapauttaa kaikkia ryhmäläisiä tulemaan tilanteeseen sellaisena kuin on.
Keskittymiskyky ja läsnäolo ovat myös keskeisiä asioita osallistumisen kannalta. Puhelimet ja muut häiriötekijät voivat vaikeuttaa osallistumista, joten kyky keskittyä ja olla täysin läsnä ovat tarpeen. Toki tämäkin on tehtävä armollisesti, itseään ja toisia kunnioittaen. Olemme eri päivinä elämän muista käänteistä johtuen eri intensiteetillä läsnä. Tämä on hyvä hyväksyä itsessä ja toisissa.
Ilman kasvun asennetta ja luottamusta osallistuva työskentely voi haastaa osallistujaa
Niillä asenteilla, joilla tulemme työelämän vuorovaikutustilanteisiin, on valtavan paljon merkitystä onnistumisessa. Muuttumattomuuden ja kasvun asenne eroavat toisistaan merkittävästi. Kasvun asenne auttaa osallistujaa oppimaan ja kehittymään työpajan aikana, kun taas muuttumattomuuden asenne voi estää uusien näkökulmien omaksumisen.3 Asenteet ovat usein meihin syvään juurtuneita, ja jo työpajan aihe voi aiheuttaa meissä syvän tunnereaktion ilman, että työpajassa olisi vielä keskusteltu mitään. Omien tunteiden käsittely ja riittävä etäisyyden ottaminen niihin voikin olla osallistujalle tärkeä taito.
Muuttumattomuuden ja kasvun asenteisiin liittyy myös se, miten osallistuja luottaa prosessiin, jonka äärellä työpajassa ollaan. Luottamukseen vaikuttavat niin paikalla olevat ihmiset, ohjaaja kuin ennen kaikkea työpajassa käsiteltävän asian omistajakin – se, jonka työpöydällä asia osallistavan työskentelyn jälkeen on.
Osallistuvassa työskentelyssä tulee voida luottaa siihen, että itsellä todella on luvattuja vaikutusmahdollisuuksia prosessiin ja että käsiteltävällä asialla on merkitystä niin omassa työssä tai elämässä kuin myös isossa kuvassa. Jos saman prosessin tai samaan aiheeseen liittyvän aiemman prosessin äärellä on kokenut, että työpajoissa kyllä keskustellaan aina hyvin, mutta mitään ei jälkikäteen tapahdu tai asiat menevät aivan toiseen suuntaan kuin mitä yhdessä työpajassa ajateltiin, luottamus rapautuu.
Luottamusta prosessiin kasvattaa sen ymmärtäminen, mitkä ovat omat vaikutusmahdollisuudet prosessissa, ja ennen kaikkea sen hyväksyminen. Näin voi antaa tilanteessa parhaimpansa ilman, että kyynistyy omien asenteidensa vangiksi tai kuvittelee liikaa vaikutusmahdollisuuksistaan ja myöhemmin pettyy.
Osallistuja on aina oppimismatkalla
Osallistuminen fasilitoituihin työpajoihin on monipuolinen kokemus, joka vaatii valmiuksia tiedoissa, taidoissa ja asenteissakin. Osallistuvassa työskentelyssä niin osallistujana kuin ohjaajanakin antoisinta on se, että kukaan ei ole siinä koskaan valmis. Aina on opittavaa.
Jokainen voi kehittyä valmiuksissaan ja oppia yhä enemmän jokaisesta kohtaamisesta. Reflektointikyky onkin erinomainen taito osallistujalle. Kun jokainen antaa panoksensa ja on valmis oppimaan, osallistujat voivat yhdessä saavuttaa parhaan mahdollisen tuloksen ja hyödyn kokemuksestaan.
Olemme käyttäneet tämän artikkelin tekoon hyödyksi tekoälyä seuraavalla tavalla: keräsimme ensin keskustellen ylös tärkeimpiä asioita, jotka koimme kokemuksemme pohjalta tärkeiksi osallistuvaan työskentelyyn osallistuville. Tämän jälkeen annoimme nämä listaamamme asiat tekoälylle ja pyysimme kirjoittamaan siitä meille artikkelin. Kuorrutimme runsaasti tekoälyn antamaa tietoa omaan asiantuntemukseemme ja muiden asiantuntijoiden lähteisiin pohjaten, joten artikkeli on täysin meidän ääntämme. Tekoäly toimi kuitenkin erinomaisena apuna artikkelin rakenteen hahmottamisessa, ja kirjoittamisprosessista tuli huomattavasti normaalia nopeampi. Oppimismatkalla siis tässäkin!
Lähteet
- Kleemola, Katri 2020. Kriittinen ajattelu – taitoa, tahtoa ja tietoa – EACH. Blogiteksti. Viitattu 30.11.2023.
- Isaacs, William 1999. Dialogue and the art of thinking together. New York: Currency.
- Dweck, Carol S. 2021. Mindset: Menestymisen psykologia. Helsinki: Viisas Elämä. 2. Uudistettu painos.