Digiteknologia auttaa osallistumaan

Menestys modernissa projektityössä riippuu ehkä eniten siitä, miten kiinteästi sisäiset ja ulkoiset toimijat saadaan osallistumaan työskentelyyn. Mukaankietomisen keinot voivat olla myös teknispainotteisia. Tässä artikkelissa käsitellään osallistumista ja osallistamista edistäviä digiteknologisia sovelluksia ja niihin perustuvia projektityön menetelmiä. Artikkelin kokemukset perustuvat pääosin ammattikorkeakoulu Metropolian tietojärjestelmäkehityksen yksikön kokemuksiin kehittämishankkeissa, joita yksikkö on toteuttanut korkeakoulujen ja muiden organisaatioiden kanssa.

Osallistumisen perusedellytys: verkkotukikohta tiedon tallentamiseen ja jakamiseen

Projektin sisäisiä ja ulkoisia toimijoita osallistuttaa parhaiten verkkoalusta, jossa dokumentoidaan se, mitä aiotaan tehdä, mitä tehdään paraikaa ja mitkä ovat toiminnan tulokset. Se tarjoaa tietoa projektin tavoitteista, suunnitelmista ja etenemisestä. Verkkotukikohdassa pidetään myös viralliset projektikokoukset – ainakin osa niistä, joskus kaikki. Lisäksi se toimii foorumina, jossa keskustellaan projektin tavoitteista ja toiminnasta virallisten kokousten ulkopuolella.

Sähköisissä yhteistoiminta-alustoissa on valinnanvaraa. Microsoftin Teams¹ sopii useiden projektien pelikentäksi. Projektin työtilassa pystyy lietsomaan osallisuutta hyödyntämällä keskustelualueen lisäksi Microsoftin omia lisäsovelluksia, kuten julkaisualusta Sharepointia², projektinhallintaväline Planneria³ ja pilvitallennussovellus Onedrivea⁴. Ideatalkoot kykenee järjestämään Whiteboard-nimisellä⁵ digitaalisella fläppitaululla, jossa hahmotellaan vapaasti projektin toimia. Hyödyllinen on myös Teamsin kanssa yhteensopiva suomalais-yhdysvaltalainen Thinglink⁶, jossa projektitoimijat pystyvät kaivamaan esiin lisäinspiraatioita yhdistämällä kuviin, videoihin ja kolmiulotteiseen mediaan lisäinformaatiota äänellä, teksteillä ja linkeillä.

Projektityössä voidaan hyödyntää myös Teamsin ulkopuolisia palveluja kuten Googlen tekstinkäsittelyohjelma Docs⁷. Vapaaseen assosiointiin sopii myös miellekarttaohjelma, kuten saksalainen Mindmeister⁸. Osallistujia innostavat erityisesti Chat GPT:n⁹ ja Bardin¹⁰ kaltaiset uudet, kielimalleihin perustuvat tekoälypalvelut, joihin annostelluilla monipuolisilla kysymyspattereilla pystyy kaivamaan esiin tuoreita ideoita ja näkökulmia.

Teamsin pilvipohjaisuus voi joissakin tapauksissa alentaa sen käyttökelpoisuutta. Joissakin projektissa käsitellään aineistoa, joka on organisation säännöissä määritetty sellaiseksi, että sitä ei voi vieraalle palvelimelle sijoittaa. Silloin on syytä harkita sellaisen verkkotukikohdan käyttöä, joka tallentaa tiedot organisation omaan datakeskukseen. Niihin kuuluu muun muassa askeettinen, joskin tehokas, wikialusta Confluence¹¹. Wikisovellus mahdollistaa kiinteän ryhmätyön ja hajautetun sisällöntuotannon. Välineen askeettisuus johtuu siitä, että sen teknologia tukee yhteisöllistä tekstituotantoa enemmän kuin graafista ilmaisua.

Osallistumista ja osallisuutta parantaa myös se, että projektin jokaisen osallistujan rooli on selvä ja työn etenemistä voidaan ohjata, seurata ja avustaa. Hyödyllisiin projektinhallinnan välineisiin kuuluu muun muassa Jira-järjestelmä¹², jossa määritetään kunkin osallistujan tehtävät aikatauluineen. Confluencen kanssa saumattomasti yhteen toimivassa Jirassa pystyy myös seuraamaan, miten osallistujille allokoidut tehtävät edistyvät.

Perusteellinen perehdytys ja tyköistuvat työvälineet innostavat osallistumaan

Projektitoimijoita perehdyttämällä kykenee tehokkaasti kietomaan osallistujat hankkeeseen mukaan. Se vaatii kuitenkin etukäteistyötä: projektilaisten käyttöön on suunniteltava toimintaohjeet ja prosessikuvaukset. Työn etenemistä on myös dokumentoitava säntillisesti etenkin niissä pitkissä projekteissa, joissa osallistujat vaihtuvat, tai hankkeissa, joiden pohjalta laukaistaan myöhemmin liikkeelle jatkokehitysprojekti. Sopiva sijoituspaikka perehdystysaineistolle ja dokumentaatiolle on projektin yhteistoiminta-alusta. Jos verkkotukikohta ajetaan alas hankkeen päätyttyä, on dokumentaatio arkistoitava muualle.

Projektipäällikkö joutuu usein miettimään, miten projektivälineistön valinnalla pystytään parhaiten edistämään osallistumista. Yhtäältä projektinhallinnan sovellukset voivat olla hankalakäyttöisiä mutta tehokkaita. Toisaalta ne saattavat olla helppokäyttöisiä mutta ominaisuuksiltaan rajallisia. Joissakin tapauksissa voi olla hyödyllistä valita hieman hieman vaatimattomampi mutta käyttäjien hyvin hallitsema kalusto, jotta jokainen sisäinen ja ulkoinen osallistuja pidetään projektissa mukana.

Videokonferenssit lisäävät avointa toimintakulttuuria

Videokonferenssit kuuluvat jokaisen modernin organisaation ja projektin työkalupakkiin. Ne edistävät avointa vuorovaikutusta ja osallisuutta monin eri tavoin. Esimerkiksi projektikokoukset voidaan pitää hajautetun läsnäolon periaatteella Teamsissa, Zoomissa¹³ tai Google Meetissä¹⁴, jolloin esimerkiksi maantieteelliset etäisyydet eivät rajoita osallistumista. Videokonferensseissa on myös helppo jakaa aineistoja osallistujien kesken.

Hyödyllisiä ovat myös verkkotapaamiset, jotka poikkeavat formaatiltaan virallisemmista kokoontumisista. Epämuodollisiin kohtaamisiin voivat kuulua esimerkiksi viikottaiset virtuaalikahvilat, joissa keskustellaan vapaasti mistä tahansa aiheista, kuten Kreikan tai Norjan matkailukohteista. Osallistumista edistäviin palveluihin kuuluvat myös videokonferenssisovelluksen kautta pidettävät webinaarit¹⁵ ja kyselytunnit, jotka hyödyttävät eritoten hankkeen ulkoisia osallistujia.

Uusin teknologia voi alentaa osallistumiskynnystä videokonferensseissa. Esimerkiksi Microsoft ryhtyi elävöittämään verkkotapaamisia ottamalla vuonna 2023 laajempaan käyttöön Teamsin avatarit. Ne toistavat nettikameran päällä ollessa puhujan eleet ja liikkeet, mutta käyttävät virtuaalihahmoa, joka voi olla mikä tahansa, esimerkiksi panda tai karhu. Viime aikoina on saatu näyttöä avatarin käyttämisen eduista. Esimerkiksi Pandan ym. tutkimuksen mukaan virtuaalihahmoja käyttävien tunne osallisuudesta on vahvempi kuin niiden, jotka viestivät pelkällä äänellään¹⁶.

Julkaisualustoja ulkopuolisten asiakkaiden osallistamiseksi

Pelkkä yhteistoiminta-alusta voi joissakin projekteissa olla liian vaatimaton väline hankkeen ulkopuolisten asiakkaiden osallistamiseksi. Silloin on harkittava erillisen verkkosivuston perustamista yhteistoiminta-alustan rinnalle. Monissa tapauksissa tarkoitukseen sopii parhaiten julkaisujärjestelmä WordPress.org¹⁷, joka on vuosikymmenten ajan nauttinut maailmanlaajuisen käyttäjäkunnan suosiota. Projektissa tosin on varattava resursseja sivuston perustamiseen ja ylläpitämiseen, jos hankkeen piirissä ei ole ohjelman käyttövalmiuksia omasta takaa.

Toinen hyvä vaihtoehto on Google-yhtiön tarjoama WWW-sivuston rakentajaohjelma Sites¹⁸. Se on helppokäyttöinen joskin ominaisuuksiltaan WordPress.orgia riisutumpi. Se sopii projekteihin, joissa verkkosivusto pitää rakentaa nopeasti ja vähäisellä teknisellä kokemuksella.

WordPress.org on tietosuojapoliittisesti riskitön valinta, koska se tallentaa tiedot organisaation omalle palvelimelle. Google Sites taas varastoi datan niin sanotusti pilveen eli vieraalle palvelimelle ja mahdollisesti EU-alueen ulkopuolelle, jolloin Sitesia voi käyttää vain sellaisen vähemmän tulenaran aineiston julkaisemiseen, jonka organisaation käyttösäännöt sallivat. Esimerkiksi henkilötietoja, liikesalaisuuksia tai yksityiskohtaisia tietoja keksinnöistä ei voi pilveen tallentaa.

Eri julkaisualustat osallistavat projektin asiakkaita vaihtelevasti. WordPress.orgissa ja Confluencen wikissä pystyy sivuille lisäämään kommenttikentän, ja ohjelmien lisäosilla kykenee eliminoimaan viestilaatikoita kohti tähdättyjä roskaposteja. Googlen Sitesissa asiakkaat pystyvät osallistumaan rajoitetusti verkkolomakkeiden avulla. Googlen muihin sovelluksiin ja Microsoftin Teamsiin voi liittää myös ulkopuolisia käyttäjiä.

Projektipäällikön vaativa rooli

Projektin toimijoille on nykyisin tarjolla lukuisia erilaisia digiteknologisia työvälineitä. Ongelma ei niinkään ole sovellusten saatavuus vaan se, miten sähköisestä runsaudensarvesta onnistutaan ammentamaan optimaalinen kalusto, jolla projekti saadaan parhaiten tehdyksi. Teknologisten avujen lisäksi projektipäälliköltä vaaditaan pelisilmää ja ihmistuntemusta, sillä sovellusten on lisäksi istuttava toiminnassa mukana olevien digiteknologisiin valmiuksiin ja vahvistettava toimijoiden osallisuutta.

Lähteet

Metropolia Ammattikorkeakoulun tietohallinto n.d. Microsoft Teams.Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023.
Metropolia Ammattikorkeakoulun tietohallinto n.d. Microsoft Sharepoint. Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023.
Metropolia Ammattikorkeakoulun tietohallinto n.d. Microsoft Planner. Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023.
Metropolia Ammattikorkeakoulun tietohallinto n.d. Microsoft Onedrive. Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023.
Metropolia Ammattikorkeakoulun tietohallinto n.d. Microsoft Whiteboard. Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023.
Metropolia Ammattikorkeakoulun tietohallinto n.d. Thinglink. Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023.
Metropolia Ammattikorkeakoulun tietohallinto n.d. Google docs. Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023.
Metropolia Ammattikorkeakoulun tietohallinto n.d. Mindmeister. Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023.
Metropolia Ammattikorkeakoulun tietohallinto n.d. Chat GPT. Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023.
Metropolia Ammattikorkeakoulun tietohallinto n.d. Bard. Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023.
Metropolia Ammattikorkeakoulun tietohallinto n.d. Confluence wiki. Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023.
Atlassian n.d. Jira Software. Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023
Metropolia Ammattikorkeakoulun tietohallinto n.d. Funet Miitti (Zoom). Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023.
Metropolia Ammattikorkeakoulun tietohallinto n.d. Google Meet. Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023.
Wikipedia n.d. Wikipedia. Viitattu 25.5.2023.
Panda, Payod, Nicholas, Molly Jane, Gonzales-Franco, Mar, Inkpen, Kori, Ofek, Eyal, Cutler, Ross, Hinckley, Ken & Lanier, Jaron 2022. AllTogether: Effect of Avatars in Mixed-Modality Conferencing Environments. June 2022. Viitattu 25.5.2023.
Metropolia Ammattikorkeakoulun tietohallinto n.d. WordPress. Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023.
Metropolia Ammattikorkeakoulun tietohallinto n.d. Google sites/Sivustot. Verkkosivusto. Viitattu 25.5.2023.