Monet osallistavat menetelmät toimivat parhaiten pienehkön ryhmän kanssa. Organisaation ketterä koko tarjoaa ylipäänsä enemmän paikkoja vaikuttaa paitsi omaan työhön myös koko organisaation toimintaan. Osallistumiselle on tarvetta kuitenkin myös kooltaan suuremmissa organisaatioissa, joissa kotiorganisaatioksi koetaan ison organisaation sijaan pikemminkin oma tiimi tai yksikkö. Kauempaa tulevat tavoitteet ja sisällöt voivat jäädä etäisiksi ja omat vaikuttamismahdollisuudet niihin voivat näyttäytyä niukkoina. Tässä artikkelissa jaan muutaman kokemukseen pohjaavan vinkin isojen organisaatioiden kanssa toimiville osallistajille.
Olen kerännyt kokemusta osallistamisesta reilun 17 000 henkilön yhteisöstä, eli voidaan puhua aidosti kokoluokaltaan isosta organisaatiosta. Kolmen vuoden ajan olen dialogipäällikön roolissani luonut ja kehittänyt paikkoja dialogille. Sitä ennen toimin neljän vuoden ajan toimintakulttuuria uudistavana kehityspäällikkönä. Aloitin osallistuvan työotteen juurruttamisen organisaatioon ja loin systematiikkaa osallistamiseen. Tämän työn tukena ovat olleet tutkimustiedon ohella erilaiset ammatilliset verkostot ja niiden kautta tehty yhteiskehittely.
Edustuksellinen osallistuminen – tunnista oikeat tyypit
Organisaation tuntemus ja hyvä ennakkosuunnittelu edesauttavat osallistumisen onnistumista. Alkuvaiheessa on hyvä tunnistaa ne toimijat, joiden näkemys ainakin tarvitaan mukaan, ja tarjota heille mahdollisuus osallistua vaikka useammankin kerran. Sen lisäksi on hyvä luoda myös kaikille avoimia osallistumisen paikkoja. Näiden kahden yhdistelmä tavoittaa parhaimmillaan sekä roolinsa puolesta tärkeät että aiheesta muuten kiinnostuneet työyhteisön jäsenet.
Olennaisten toimijoiden tunnistamisessa voidaan edetä organisaatiorakennetta mukaillen – yksiköittäin tai vastuutasoittain. On hyvä muistaa, ettei kaikista paikoista tarvitse olla yhtä monta edustajaa, mutta samalla on tärkeää antaa sekä eri yksiköille että yksilöille mahdollisimman tasapuolinen mahdollisuus saada oma näkemyksensä esiin. Toinen etenemistapa on hahmottaa osallistujat työroolin ja osaamisen mukaan – kaikki tietyn työroolin henkilöt, kaikki tietyn osaamisen haltijat tai kaikki halutun demografisen muuttujan haarukoihin osuvat.
Kutsu osallistujat mukaan
Kun olennaiset toimijat on tunnistettu, voidaan heitä kutsua yhteisen työskentelyn äärelle joko kasvokkain tai virtuaalisesti. Kutsuttaessa on hyvä tuoda esiin, millä perusteella henkilöt on pyydetty mukaan, ja painottaa sitä, että he eivät edusta vain itseään vaan tuovat myös tietyn taustaryhmän näkemyksen mukanaan. Hyvä keino paikata poissaoloja tai kalenterihaasteita on pyytää henkilöä itse kutsumaan tilalleen sopivaksi katsomansa henkilö.
Kaikille organisaation toimijoille avoimia osallistumisen paikkoja luodessa keskeistä on taata niiden helppo saavutettavuus. Verkkopohjainen kysely on yksi hyvä tapa kartoittaa pohjatietoja tai tehdä alustavaa haarukointia jonkin teeman ympäriltä. Kutsuja alustalle voi jakaa rinnakkain sekä yleisissä tiedotuskanavissa, kuten intranetissä, että samaan aikaan vaikkapa sähköpostitse.
Avoimen osallistumisen järjestäminen työpajamuodossa on varsin haastavaa osallistujamäärän hankalan ennakoitavuuden takia. Itse olen kokenut hyväksi tavaksi varata työpajaan kutsuttujen osallistujien lisäksi työpajoihin tilaa myös muille kiinnostuneille osallistujille ja tiedottaa tästä avoimesti esimerkiksi intranetissä.
Osallistamissuunnitelma apuna
Suunnitellessasi osallistamista isossa organisaatiossa kannattaa siis valikoida osallistujat riittävän monipuolisesti, motivoida heitä osallistumaan tai etsimään itselleen korvaaja ja tarjota keskenään erityyppisiä mahdollisuuksia osallistumiseen. Sen jälkeen, kun nämä asiat ovat sinulle selviä, on kokonaisuus hyvä myös visualisoida konkreettiseksi osallistumissuunnitelmaksi, joka auttaa sinua omassa prosessissasi mutta myös toimii hyvänä tukena, kun kuvaat prosessia muille.
Valmiin suunnitelmaan visualisointiin sopivat erilaiset prosessikaaviotyyppiset esitystavat. Vaiheet etenevät kronologisena jatkumona, ja kussakin vaiheessa kerrotaan osallistettava kohderyhmä, osallistamisen tapa tai tavat ja ajankohta. Suunnitelma toimii hyvänä tukena sekä suunnittelussa että kokonaisuuden viestinnässä. Osallistamissuunnitelma onkin hyvä viestiä organisaatiossa avoimesti etenkin sen alkuvaiheessa ja uudelleen tulosten esittelyvaiheessa.
Sitoutunut johtaja on oiva taustatuki
Ajoittain osallistavien menetelmien käyttäminen kohtaa vastustusta organisaation eri tahoilta. Osallistava työtapa voidaan kokea hitaaksi, kalliiksi tai kokonaisuutta turhaan pirstaloivaksi. Tätä helpottaa osallistamisen mukanaan tuoman kokonaishyödyn kuvaaminen jo alkuvaiheessa. Osallistuminen on suotavaa rytmittää mahdollisuuksien mukaan organisaation muuhun tekemiseen siten, ettei vaikkapa samaan aikaan pyydetä osallistumaan monen eri kokonaisuuden työstämiseen.
Itse olen kokenut verrattomaksi avuksi osallistuvaa otetta ymmärtävän ja sen puolesta itse puhuvan johtajan tuen. Kun johtaja on alusta lähtien tietoinen osallistavan työskentelyn mukanaan tuomista resurssitarpeista, voidaan niihin kohdistuvat kriittiset kommentit käsitellä sujuvasti ja tarjota huolestuneille henkilöille tietoa ja perusteluja.
Johtaja on usein laajalla kokonaisnäkemyksellään mitä parhain sparrauskaveri pidempien prosessien välivaiheissa. Keskusteluissa voidaan paitsi ratkoa haasteita myös pohtia suunnitelmien muutostarpeita, testata välivaiheen tuloksia tai pohtia saavutettujen onnistumisten hyödyntämismahdollisuuksia.
Johtajaa tarvitaan myös tulosten esittelyssä. Ideaalitilanteessa johtaja itse kertoo sisältöjen syntyneen osallistavan prosessin kautta ja tuovan esiin osallistujien näkemyksiä. Tämä tuo esiin johtajan arvostusta työyhteisön osaamista kohtaan ja tarjoaa myös hyvän paikan kiittää yhteiseen työstämiseen osallistuneita. Osallistujalle kokemus oman panoksen merkityksellisyydestä on olennainen ja vaikuttaa suoraan motivaatioon osallistua tuleviin kehityshankkeisiin.