Työelämässä työtehtävät ja roolit voivat muuttua nopeallakin aikataululla. Vaikka työpaikka ei vaihtuisikaan, omaan työhön voi tulla isojakin uusia tehtäväkokonaisuuksia, joihin ei välttämättä ole juurikaan aiempaa kokemusta tai osaamista. Uuden roolin myötä työntekijälle syntyy tarve oppia aiheesta lisää – ja nopeasti.
Usein on myös niin, että samankaltainen tehtävämuutos koskettaa useita ihmisiä työpaikalla samaan aikaan. Organisaatioiden kannalta ei ole tehokasta eikä työntekijöiden kannalta mielekästä, jos jokainen samankaltaista uutta tehtävää toteuttava kipuilee tuoreessa roolissaan samat kysymykset yksin lävitse. Työyhteisön on kyettävä tunnistamaan ja ratkaisemaan työntekijöiden muuttuvat osaamisen kehittymisen tarpeet ketterästi ja tehokkaasti. Kun näitä tarpeita on samanaikaisesti kymmenillä työntekijöillä, syvemmän merkityksellisyyden kokemus voi syntyä yhdessä oppien.
Organisaatioilla on kyllä perehdyttämisen prosessinsa ja sisäiset ohjeensa, mutta kokemuksen kautta kertynyt hiljainen tieto usein välittyy luontevasti kollegoille epämuodollisissa keskusteluissa. Organisaatioissa olisikin syytä pohtia sitä, millaiset puitteet tukisivat hiljaisen tiedon systemaattista jakamista osana oppivaa organisaatiota.
Hankeviestinnän osaamisen jakamista vertaisverkostossa
Tässä artikkelissa kuvaan yhtä keinoa hiljaisen – ja vähän äänekkäämmänkin – tiedon jakamiseksi ja yhteisen oppimisen mahdollistamiseksi. Esimerkkinä käytän ammattikorkeakouluissa työskenteleviä opettajia tai muuta henkilöstöä, jotka voivat siirtyä määräaikaisesti projektipäälliköiksi kehittämishankkeisiin ja joutuvat siinä yhteydessä ottamaan haltuun muun muassa hankeviestinnän kenttää.
Kehitin vuonna 2022 HAVAINTO – hankeviestinnän avaintekijät -vertaisverkoston Metropolia Ammattikorkeakouluun hankeviestinnän osaamisen edistämisen tueksi sen ääreen vasta siirtyneille työntekijöille. Kehittämistyö tehtiin yhteistyössä hanketoimijoiden kanssa – osallistamalla ja kokeilemalla.
Harvassa työyhteisössä hankeviestinnän asiantuntijuus tunnistetaan erilliseksi ammatikseen, vaikka viestinnän yleiset lainalaisuudet koskevat kaikkia hankkeita. Tutkimus-, kehitys- ja innovointityön (TKI) arjen havainnot osoittivat, että hankeviestintä haastoi monia hanketoimijoita, erityisesti jos työn vaatimukset ja toisaalta mahdollisuudet eivät olleet tiedossa.
Näiden arjen havaintojen ja erilaisten projektipäälliköille suunnattujen kyselyjen perusteella päädyin kehittämään uudenlaista tukipalvelua hankkeiden toteuttajille. HAVAINTO-verkoston toiminta käynnistyi syksyllä 2022. Osallistuminen oli vapaaehtoista. Verkostoon liittyi lukuvuoden 2022–2023 aikana noin 80 henkilöä ja oppimistilaisuuksia tarjottiin kauden aikana yhteensä 70.
Kokeilukulttuurin joustavuudella kehitetään osallistujia palvelevia ratkaisuja
Verkoston vetäjänä loin toiminnalle raamit, aikataulutin verkko-oppimistilaisuudet ja kutsuin hankkeiden hanketyöntekijät mukaan, mutta jokainen osallistuja pääsi myös itse vaikuttamaan siihen, millaiseksi verkoston toiminta lopulta muotoutui. Keräsin aktiivisesti palautetta verkostotoimintaan osallistuneilta, minkä perusteella toimintaa mukautettiin vastaamaan osallistujien tarpeita. Esimerkiksi ennalta suunnittelusta poiketen webinaarien rinnalle lisättiin lähitapaamisia sekä järjestettiin samansisältöisiä webinaareja niin aamuisin kuin iltapäivisin.
Oppimistilaisuuksien välissä yhteydenpito ja koulutusmateriaalien hyödyntäminen tapahtui ensisijaisesti Teams-työtilan kautta, jossa keskusteltiin myös yhteisistä hankeviestinnän kehittämistarpeista. Monista aiheista luennoin itse, mutta osaamisellani on rajansa. Kokonaisvaltaisen sisällön tuottamiseksi oli tärkeää saada muita asiantuntijoita organisaation sisältä ja verkoston jäsenistä luennoijiksi.
Webinaareihin sai osallistua oman valinnan mukaan, passiivisesti tai aktiivisesti. Webinaarien ja lähitapaamisten yhteyteen varattiin aikaa vaihtaa ajatuksia. Keskustelut olivat paikoitellen kriittisiäkin. Asiantuntijavieraat, jotka eivät olleet hanketyössä mukana, saivat verkoston jäseniltä suoria ja joskus yllättäviäkin kysymyksiä. Onnistuneen vuorovaikutuksen sidoksena toimii arvostava kohtaaminen, joka varmistettiin siten, että toimin webinaareissa moderaattorina.
Palautteen keruulla osaamisvajeet ja onnistumiset esiin
Verkostotoiminnasta anonyymisti kerätyn palautteen perusteella osallistuminen koettiin hyödyllisenä. Hyvänä lähestymistapana pidettiin sitä, että verkostolaisten joukossa olleet ammattilaiset luennoivat vertaisilleen. Sen lisäksi arvostettiin sitä, että osallistujien kesken voitiin vaihtaa käytännönläheistä tietoa. Palautteen perusteella osallistujien käsitys hankeviestinnän monimuotoisuudesta avautui uudelle tasolle.
Aktiivisesti toimintaan osallistuneiden välille syntyi luottamuksellinen tunnelma, sillä koetut haasteet olivat vertaisten joukossa tuttuja. Palautteissa toistuu maininta, että aiemmin tuntui yksinäiseltä ongelmien keskellä. Verkostotapaamisissa jaettiin murheita ja ajatuksia, jotka ovat joskus hankalasti selitettävissä hanketyön ulkopuolisille. Tapaamisten järjestäminen verkkovälitteisesti hyväksyttiin osana monipaikkaista ja tehokasta työarkea.
Verkoston vetäjänä näin palautteista, että monilla oli ennen oppimistilaisuuksiin osallistumista suppea käsitys viestinnän alasta yleisesti. He olivat ilahtuneita, että ymmärsivät nyt laajemmin viestinnän ammattilaisuuden kirjoa. Yhtä lailla oppimistilaisuuksien yhteydessä käydyt keskustelut paljastivat, että monella hanketyön ulkopuolisella asiantuntijalla on ollut suppea käsitys TKI-toiminnan erityispiirteistä.
Osaaminen kehittyy laajenevan oppimisen kehänä
Yhteisten keskustelujen pohjalta minulle verkoston vetäjänä muodostui käsitys siitä, minkälaisia hanketyöhön liittyviä aloitteita tulisi viedä eteenpäin organisaatiotasolla. Asiantuntijan roolissa toimiva ei yksin pysty suuriin muutoksiin organisaatiotasolla, vaan siihen vaaditaan johdon tuki.
HAVAINTO-verkoston kaltainen toiminta tukee yksilöä, mutta se voi vaikuttaa organisaatiotasolla suuriinkin muutoksiin. Käyttäytymistieteissä tunnetaan Engeströmin ekspansiivisen oppimisen käsite, expansive learning1. Tätä ajatusta soveltaen HAVAINTO-hankeviestinnän vertaisverkoston toiminnan laajeneva oppimisen kehä on kuvattu kuviossa yksi.
Oppimisen kehä käynnistyy yksilön motivoitumisesta nykytilan haastamiseen, esimerkiksi uuden oppimiseen. Kuvio on yleistys ihannetilanteesta, jossa ei ilmene toiminnan kehittymiseen tai oppimiseen vaikuttavia häiriötekijöitä.
Vaiheessa yksi yksilö kokee tarvetta työtapojensa muutokseen. Tuore projektipäällikkö tai hankeviestijä tarvitsee valtavasti uutta tietoa ja osaamista, jota tuntuu olevan työlästä hankkia. Muutoshalukkuus johtaa erilaisten ratkaisujen etsimiseen, ja yhtenä ratkaisuna tarjolla on vastikään perustettu hankeviestinnän verkosto. Yksilö oivaltaa, että verkostotoimintaan osallistumista voi kokeilla. Mukaan tultuaan yksilö oppii, että tarjolla on erilaisia tapoja osallistua – kuulijana, keskustelijana tai kollegoiden kouluttajana. Yksilö voi kokea verkoston tarjoaman tuen työlleen kaikilta tai joiltain osin mielekkääksi.
Yksilön kokeilema verkostotoimintaan osallistuminen on uusi toimintatapa, joka voi herättää kiinnostusta kollegoissa nopeastikin, jos yksilö jakaa avoimesti myönteisiä kokemuksiaan. Jos kollegat torjuvat yksilön jakamat kokemukset itselleen soveltumattomina, oppiminen ei lähde heti laajenemaan työyhteisöön.
Vaiheissa kaksi ja kolme yksilön toimintatapa herättää kollegoissa uteliaisuutta siinä määrin, että hekin rohkenevat liittyä verkostoon. Kollegat analysoivat osallistumisen hyötyjä ja haittoja, vertailevat kokemuksiaan ja tekevät päätöksiä neuvottelemalla muidenkin työyhteisön jäsenten kanssa. Parhaassa tapauksessa he levittävät myönteiseen sävyyn tietoa verkostotoimintaan osallistumisesta esimerkiksi esihenkilölleen.
Vaiheessa neljä toimintamalli vakiintuu kollegoiden väliseen työskentelyyn ja lisää kiinnostuneita liittyy toimintaan. Tieto verkoston toiminnasta etenee ruohonjuuritasolta ylöspäin. Ensimmäisten joukossa verkostotoimintaan liittynyt yksilö on saavuttanut jo niin paljon uutta tietoa ja kokemusta, että hänen puoleensa saatetaan kääntyä perehdytystarpeiden kanssa.
Vaiheessa neljä verkostotoiminnasta saadaan osallistujilta palautetta ja tietoa, jonka ansiosta koko verkoston jäseniä koskevia ongelmia voidaan ratkaista nopeammin ja tehokkaammin tai ongelmia ei ehkä enää ilmene uusien jäsenten liittyessä toimintaan. Muodostuu osaava yhteisö, jossa käyttäjät ratkaisevat toiminnan toteuttamiseen liittyviä ja mahdollisesti myös teknisten yhteistyöalustojen ongelmia yhdessä toistensa kanssa. Näin he kehittävät vakiintuvia työskentelymuotoja.
Vaiheessa viisi esihenkilöt ja johto havaitsevat yksilöiden vapaaehtoisesta osallistumisesta käynnistyneen toimintatavan muutoksen. He tarvitsevat lisää tietoa ymmärtääkseen ilmiötä ja arvioidakseen sen vaikuttavuutta laajemmin. Kun aiheesta kirjoitetaan esimerkiksi asiantuntija-artikkeli tai jaetaan verkostossa kerättyä palautetietoa, voivat johtajat kiinnostua uudesta toimintamallista.
Osaamisen kehittymistä tukevat pysyvät rakenteet
Aktiiviset HAVAINTO-verkostotoimijat kokivat osallistumisen hyödylliseksi osaamiselleen ja ammatilliselle kasvulleen sekä näkivät toimintamallin hyödyttävän organisaatiota laajemminkin. Hyvät kokemukset yhdessä oppimisesta ja vertaisverkostotoiminnan kehittämisestä toimivat rohkaisevina esimerkkeinä.
Toimintamallin vakiintumiseen tarvitaan kuitenkin koko organisaation sitoutumista. Organisaation kehittyminen on aina yksilötason muutoksia hitaampaa ja vaatii perusteellisempaa tietoa, tutkimusta ja kokeiluja.
Vertaisverkostossa oppimisen vakiintuminen organisaatiotason toimintamalliksi vaatii motivoituneiden osallistujien lisäksi yhteisiä pelisääntöjä, avointa vuoropuhelua ja yhteisön jatkuvan kehittämisen sallivaa toimintakulttuuria. Tarvitaan pysyviä rakenteita, joiden tuella hanketoiminnan toteuttajat voivat muotoilla tehtäviään notkeasti yhdessä oppien.
Lähteet:
- Engeström, Yrjö & Sannino, Annalisa 2010. Studies of expansive learning: Foundations, findings and future challenges. Educational Research Review 5 (1).