Oletko järjestämässä virtuaalista tilaisuutta, jossa haluaisit yleisön osallistuvan muutoinkin kuin passiivisina kuulijoina? Tästä artikkelista löytyvät vinkit soveltuvat ohjenuoraksi niin pienten kuin isompienkin ryhmien virtuaalitilaisuuden järjestämiseen. Innostavaa matkaa yleisön osallistumisen mahdollistavan virtuaalitapahtuman toteuttamiseen!
Kirkasta tavoitteet! Miksi ja millaista osallistumista tavoitellaan?
Virtuaalimaailmassakin osallistavan tilaisuuden suunnittelu alkaa aina sen kirkastamisesta, miksi tilaisuus järjestetään ja miksi siinä olisi hyvä hyödyntää osallistavaa otetta. Pohdi huolellisesti, mitä tavoittelet mahdollistamalla systemaattisen osallistumisen juuri tässä tilaisuudessa. Mitä lisäarvoa tilaisuuden osallistuja saa aktiivisesta osallistumisesta? Miksi passiivisemman kuuntelijan rooli ei tässä tapauksessa riittäisi?
Hyvässä osallistavassa tilaisuudessa ei saisi olla yhtään sellaista hetkeä, jossa osallistumisen tarjoamisella ei olisi jotakin merkitystä. Merkitys voi liittyä moniäänisyyden kuulemiseen, asiaan sitoutumisen vahvistamiseen, toiminnan yhteiseen suunnitteluun tai vaikkapa yhteishengen luomiseen.
On hyvä tiedostaa, että osallistumista on monissa ulottuvuuksissa: myös passiivinen kuuntelu on arvokas osallistumisen tapa. Älä siis “yliosallista”. Joskus tehokkaampaa voi olla se, että pidät erinomaisen luennon ja kehotat osallistujia vaikkapa lähtemään kuuntelemaan sitä kävelylenkille. Tämä luonnossa tapahtuva yhtäaikainen, mutta itsenäinen ajattelu saattaa edistää yhteisen asian ymmärrystä paremmin kuin ruudun äärellä nököttäminen. Anna eri tavoin ihmisille tilaa ajatella.
Ajattele omalla tutulla kielelläsi ja käännä se sitten itsellesi vieraampaan kieleen
Tavoite on tärkein. Vasta sen jälkeen pääsemme varsinaisiin virtuaalimaailmassa tapahtuvan osallistuvan työskentelyn kiemuroihin. Jos olet kokenut osallistuvan työskentelyn fasilitoija tai osallistuvien tapahtumien tuottaja live-tilaisuuksissa, mutta virtuaalimaailma on vieras, kannattaa suunnittelu aloittaa itselle tutusta maailmasta. Oltiinpa sitten osallistuvan työskentelyn äärellä livenä tai virtuaalisesti, samat ihmisten väliseen vuorovaikutukseen liittyvät tarpeet ja lainalaisuudet pätevät molemmissa.
Mieti siis ensin karkea käsikirjoitus siihen, miten toteuttaisit tilaisuuden sinulle tutuimmalla tavalla. Sen jälkeen käännä ajattelusi toiseen tapaan – miten toteuttaisit esimerkiksi jonkin live-menetelmän verkossa niin, että se on osallistujille mahdollisimman helppo, mutta samalla aidosti osallistumista rakentava kokemus.
Jos esimerkiksi pienen ryhmän live-tilaisuudessa käytät kuvakortteja osallistujien esittäytymisen apuna, miten voisitkin käyttää niitä virtuaalisesti, vaikkapa työstämällä ennakkoon ruudulle korttikollaasin. Tai jos isossa live-tilaisuudessa tekisit alkuun aamiaisen äärellä tapahtuvan vapaamuotoisen kohtaamisen, voisitko live-tilaisuudessa tehdä sen rakentamalla vaikkapa pieniä aamiaishuoneita, joissa voi käydä tutustumassa ihmisiin esimerkiksi pienten tutustumiseen virittävien kysymysten avulla. Pienellä luovuudella monia asioita voi tehdä virtuaalisesti.
Ole kuitenkin itsellesi armollinen. Jos osallistuva työskentely on sinulle uutta, ei sinun tarvitse heti ottaa kaikkea haltuun. Voit lähteä liikkeelle ihan pienistä kokeiluista ja hetkistä virtuaalisissa tilaisuuksissa. Tärkeintä on saavuttaa tunne, että olemme yhteisessä tilaisuudessa. Ajan kanssa oppii ja oma tyyli alkaa löytyä.
Verkkotilaisuudessakin ihmiset ovat ihmisiä
Live-tilaisuuden taika on kohtaamisessa ihmisten ja asioiden välillä – kaikilla aisteilla. Verkkotilaisuudessa ovat samaan tapaan läsnä ihmiset, miksi siis purkaa ihmisyyden ja kohtaamisen taikaa?
Myös virtuaalitapahtumissa on tärkeää tietoisesti luoda ja muotoilla kohtaamiselle avoin ympäristö ja ilmapiiri. Tällaisella ilmapiirin muotoilulla voi myös verkossa luoda psykologista turvallisuuden tunnetta.
Tarkastele sitä, millä tavoin kutsut ihmisiä tapahtumaan ja millaisia odotuksia luot kohtaamiselle jo tässä vaiheessa. Entä millainen tila ja ilmapiiri osallistujia on vastassa, kun he saapuvat yhteiseen virtuaaliseen tilaan? Luottamusta ja turvallisuutta rakentaa virtuaalisen tilan lisäksi fyysinen tila. Mitä sinun taustallasi näkyy, millaista viestiä se lähettää?
Itse tilaisuudessa voit edesauttaa ja ylläpitää kohtaamisen taikaa. Tässä koottuja vinkkejä tunnetietoiseen ja sensitiiviseen kohtaamiseen fasilitoijana tai tapahtuman järjestäjänä verkossa:
- Avaa aistisi ja asetu kuuntelemaan. Myös verkossa voi kuunnella ja aistia osallistujia. Tässä auttaa esimerkiksi kameroiden käyttö (tämä soveltuu hyvin pieniin tilaisuuksiin).
- Ole oma itsesi. Silloin olet rennoimmillasi ja osallistujat aistivat sen ja uskaltavat osallistua omana itsenään, omalla tavallaan. Myös oma rauhallisuutesi tarttuu osallistujiin esimerkiksi silloin, kun eteen tulee teknisiä ongelmia.
- Tee asioita, joita tekisit live-tilaisuudessakin, esimerkiksi jutustele tilaisuuden alussa niin puheella kuin chatillakin (jos se soveltuu tilaisuuden luonteeseen). Tämä luo tilaisuudelle samanlaista ilmapiiriä, jota luotaisiin live-tilaisuudessakin.
- Luo tilaisuudelle vuorovaikutuksen toimintatavat ja kannusta osallistujia niihin. Rohkaise erilaisin kanavin (esimerkiksi chat, puhe, kuvatyöskentely ja huoneet), jotta erilaiset osallistujat löytävät itselleen ominaisia tapoja. Usein kannustaminen myös keskeneräisten ajatusten jakamiseen vapauttaa osallistujia.
- Älä pelkää hiljaisia hetkiä verkossa. Ne antavat ihmisille aikaa sisäistää, ajatella.
- Jos sinulla on pieni tilaisuus, puhuttele osallistujia tavallista enemmän nimillä ja viesti katseellasi esimerkiksi katsomalla osallistujia silmiin kameran kautta. Kehon kieli ei ole mahdotonta verkossakaan!
- Opi omasta tekemisestäsi. Mieti hyviä onnistuneita verkkotapahtumia. Mitä niissä sinä vetäjänä teit, mitä osallistujat tekivät? Harjoittelun kautta oma intuitiosi ja herkkävaistoisuutesi tilanteissa toimimiseen kasvavat.
- Pidä enemmän taukoja kuin live-tilanteissa. Verkko väsyttää.
Perehdy tekniikkaan sopivasti ja ota se huomioon
Siinä missä live-tapahtumassa on mietittävä, miten tuolit ja pöydät tilassa asetellaan, missä kulmassa aurinko paistaa ikkunasta diasetteihin ja miten ihmiset opastetaan pienryhmätyöskentelytiloihin, on virtuaalimaailmassa niin ikään mietittävä tapahtuman teknisiä reunaehtoja.
Tässä oman kokemuksemme pohjalta parhaat vinkkimme siihen:
- Pyydä apua. Virtuaalitapahtumissa – varsinkin isommissa – on monesti apua työparista, joka voi hoitaa tapahtuman “konehuonetta” sinun keskittyessäsi ihmisten kohtaamiseen ja työskentelyn eteenpäin viemiseen. Työpari hoitelee sillä aikaa sisääntulijat, tippuneet, tekniset ongelmat ja pienryhmiin jakamiset – sekä usein myös chatin. Työparin on myös hyvä olla osaava fasilitoija ja tietoinen koko tilaisuuden kulun suunnitelmasta, jolloin hän voi tarvittaessa hypätä fasilitoijan puikkoihin, mikäli sinun tekniikkasi kaatuu.
- Valitse oikea tapaamisalusta. Tutustu erilaisiin virtuaalitiloihin (alustoihin), joissa tilaisuuksia voidaan toteuttaa. Ota haltuun 2–3 erilaista virtuaalialustaa hyvin. Alustoissa on paljon eroja: yhdessä esimerkiksi toimivat ryhmätoiminnot paremmin, toisissa on paremmat piirtämistyökalut, kolmannessa toimivin chat ja neljännessä on paras Q&A. Toiset sopivat paremmin pieniin tilaisuuksiin, toiset massatapahtumiin. Tiedosta ensin, miten aiot tilaisuudessa työskennellä ja kuinka paljon tilaisuuteen osallistuu ihmisiä. Sen jälkeen valitse siihen sopivin alusta. Jos kuitenkin tapahtumaan valitusta alustasta puuttuu joku tarvitsemasi toiminto, älä jätä sen takia asiaa tekemättä, vaan mieti luovasti kiertoteitä!
- Ota fasilitointityökaluja käyttöön maltilla ja tarpeen mukaan. Virtuaalitapahtumassa osallistuvaa työskentelyä voit tukea myös erilaisilla varsinaisen tapahtumatilan ulkopuolella olevilla työvälineillä, jotka mahdollistavat yhteisen työskentelyn kirjaamisen, kuvaamisen, piirtämisen, jäsentelyn tai dokumentoinnin samaan aikaan kaikille osallistujille päivittyvänä dokumenttina. Aivan samaan tapaan kuin live-työskentelyssä voit käyttää post-it-lappuja tai vaikkapa kuvakortteja apuna, voit virtuaalitilaisuudessa käyttää vastaavia virtuaalisia välineitä.
- Älä aseta osallistujia välineiden ähkyyn, vaan valitse vain yksi tai korkeintaan kaksi välinettä – näin tekisit hyvässä live-tilaisuudessakin! Valitse yksinkertaisia ja toimivia välineitä ja ohjeista osallistujat selkeästi niiden käyttöön esimerkiksi näyttämällä konkreettisesti niiden käyttö ensin itse. Auta tarvittaessa ja muista valita välineitä ja työtapoja, jotka ovat muun muassa GDPR:n puitteissa osallistujille ja järjestäjille tietoturvallisia.
- Tarkista ennakkoon, miltä kokemus mobiilissa tuntuu, ja informoi oikeista välineistä osallistujille ennakkoon. Miten erilailla sama työskentelyalusta tai tukiväline toimii tietokoneella ja mobiilissa? Näin varmistat hyvän osallistujakokemuksen molemmissa. Mikäli mobiili ei toimi suunnitelmassasi, on reilua ilmoittaa ennakkoon osallistujille, että tilaisuuteen tulee osallistua tietokonetta käyttäen. Muista myös ilmoittaa, jos toivot osallistumista nimenomaisesti mobiililla: jos esimerkiksi mahdollistat osallistujille fyysisen liikkumisen tilaisuuden aikana vaikkapa yhteisellä “ajattelulenkillä” ulkona.
- Älä jämähdä yhden ihmisen ongelmiin. Hyvästä ohjeistamisesta ja valmistautumisesta huolimatta teknisiä ongelmia tulee lähes aina jollekin osallistujalle – usein järjestäjästä riippumattomista syistä. Tällöin auta ja neuvo osallistujaa parhaasi mukaan, mutta älä tee tätä toisten osallistujien kustannuksella. Eli älä anna muiden odottaa, kun selvität yhden osallistujan teknistä ongelmaa, vaan laita ensin muut töihin ja sitten selvitä yhden osallistujan ongelmaa. Tai vaihtoehtoisesti hyödynnä työparia, jolloin toinen keskittyy tilaisuuden edistämiseen ja toinen voi selvittää esimerkiksi yksityisessä chatissä yksittäisen osallistujan haasteita. Koronapandemian myötä ihmiset oppivat käyttämään hyvin työvälineitä, ja nämä ongelmat ovat huomattavasti vähentyneet virtuaalitilaisuuksissa.
- Tekniikan tulee olla renki, mutta ei kuningas. Mieti, miten järkevimmällä tavalla hyödynnät käytössä olevan tekniikan mahdollisuuksia. Esimerkiksi chat-toiminto on asia, joka ei ole aina live-tapahtumissa kovin toimiva, mutta verkossa monesti ylivertainen! Mieti kuitenkin myös chatille selkeä funktio ja hyödynnä sitä vaikkapa täsmäkysymyksien yhteiseen ajatteluun tai luentoa kuunnellessa kysymysten esittämiseen. Joskus voi olla vaikea seurata sekä chattiä että työskentelyä ja puhetta yhtä aikaa.
Mitä tapahtuu tilaisuuden jälkeen?
Hyvä osallistava tilaisuus huomioi aina sen, mitä tapahtuu tilaisuudessa syntyneille tuotoksille ja ajattelulle. Miten osallistujat saavat tietää, mitä niille tapahtuu? Miten työskentely jatkuu?
Virtuaalitilaisuus on täydellinen mahdollisuus aloittaa esimerkiksi verkostoituminen tai yhteinen keskustelu jonkin aiheen äärellä. Miten tätä kokemusta voisi jatkaa verkossa? Miten esimerkiksi hyödynnetään somea tilaisuuden jälkeen?
Suunnittele hyvin ja sovella tilanteessa.
Kun tehdään tapahtumaa ihmisiltä ihmisille, tilanne on koko ajan elävä ja on reagoitava hetkessä. Hyvän osallistuvan tapahtuman onnistumisen taustalla onkin hyvä suunnittelu ja suunnitelmien soveltaminen tilanteessa. Tätä oppii lukemalla, mutta myös tekemällä ja harjoittelemalla – löytämällä itselleen ominaisimmat tavat. Myös verkossa soveltaminen on mahdollista. Aloita pienin askelin.
Lue lisää
Ala-Nikkola, Elina & Raivio, Anne-Mari 2020. Yhteisellä asialla – hyvää vuorovaikutusta verkkotapaamisiin. Teoksessa Silmälä P. (toim.) Digi 2020: Verkon uusia välineitä ja menetelmiä. Helsinki: Metropolia Ammattikorkeakoulu.
Ala-Nikkola, Elina & Ylikahri, Kati 2020. Fasilitointi sujuu verkossakin! – 10 vinkkiä virtuaalifasilitointiin. Blogikirjoitus. Hiiltä ja timanttia. Helsinki: Metropolia Ammattikorkeakoulu.
Muukkonen, Anna & Putkonen, Emmi 2020. Virtuaalimaailmassa tapahtuu: Käsikirja VR-tapahtuman tuotantoon. Helsinki: Metropolia Ammattikorkeakoulu.
Raivio, Anne-Mari 2019. Käypä hoito -suosituksia verkkotapaamisiin. Teoksessa Kaihovirta, M. & Raivio, A-M & Palojärvi, H-L (toim.). Osallistaen – Heittäytymistarinoita fasilitoijilta. Helsinki: Metropolia Ammattikorkeakoulu.
Raivio, Anne-Mari 2021. Voimavaraistava kohtaaminen – myös verkossa! Teoksessa Varsta R., Raivio A-M, Ruotsalainen T. (toim.) Kohtaatko ihmisiä uralla? Voimavaraistava ohjausote. Helsinki: Metropolia Ammattikorkeakoulu.