Osallisuuden ulottuvuudet työyhteisöviestinnässä

Hallitsetko sekä kertovan, osallistavan että osallistuvan työotteen työyhteisösi viestinnässä? Tässä tekstissä avaan tarkemmin millaista viestintää nämä kolme osallisuuden ulottuvuutta tarkoittavat ja millaisiin paikkoihin työelämän viestinnässä niitä kannattaa hyödyntää. Yksikään niistä toimii projekteissa tai työyhteisöissä harvoin yksinään, vaan parhaiten ne toimivat käyttäen sopivassa suhteessa kaikkia. 

Kertova työote toteaa mitä muualla on tehty

Kun vuorovaikutuksen ytimessä on yksisuuntainen kertominen, jopa sanelu, on työotteena kertova työote. Viestinnän päämääränä on tiedon välittäminen ja usein voimakas tiedon kontrollointi, johon voi liittyä myös kysymyksiä valta-asetelmasta¹.

Viestinnän näkökulmasta kertovan työotteen toteuttamista on esimerkiksi

• tiedote
• uutinen
• perinteinen luento
• kokouksessa pidetty esitys.

Tällaisessa viestinnän tavassa vastaanottajan omistajuus ja sitoutuminen asiaan ei välttämättä synny tai syvenny yhtä tehokkaasti kuin osallistavassa ja osallistuvassa työotteessa. Tällöin myös viestin perille meno voi olla heikompaa.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että perinteiset yksisuuntaisen viestinnän muodot tulisi kokonaan hylätä, sillä myös liiallisesta osallisuudesta saattaa tulla ähky ja kertovilla viesteillä on tärkeä merkitys asian kokonaisymmärryksen kannalta. On esimerkiksi helpompi ottaa kantaa asioihin osallistavassa työpajassa, jos on saanut ensin taustatietoa vaikkapa tekstimuodossa tai asiantuntijan kertomana.

Osallistava työote kysyy ihmisiltä

Osallistavassa työotteessa asiaan liittyvien ihmisten ajatuksia pidetään tärkeänä. He voivat olla asiakkaita, työntekijöitä, esihenkilöitä, kaupungin tai kunnan asukkaita, yrityksen sidosryhmiä ja niin edelleen.

Heidän mielipiteitään ja ajatuksiaan halutaan kuulla ja ne vaikuttavat tekemiseen, mutta he eivät ole esimerkiksi projektissa varsinaisina ratkaisijoina tai päätöksentekijöinä. Asian omistaja tuottaa ratkaisut heidän kuulemisestaan kertyneen aineiston pohjalta. Osallistavassa työotteessa ihmisten toimijuus kanssaviestijöinä on kuitenkin prosessissa suurempi kuin kertovassa työotteessa.

Käytännössä osallistavasta työotteesta esimerkkejä ovat

• henkilöstökyselyt
• asiakaskyselyt
• fasilitoidut kehittämistyöpajat
• työpaikan käytävällä käyty kasvokkainen kohtaaminen.

Osallistava työote edistää tehokkaasti projektin viestinnän onnistumista, sillä osallistavissa hetkissä osallistujien tieto käsiteltävästä asiasta lisääntyy, heillä on mahdollisuus kysyä ja keskustella itseään koskevista asioista. Ihminen voi kokea tulleensa kuulluksi ja voineensa vaikuttaa.

On kuitenkin tärkeää huomioida, että osallistavalla tavalla tehty viestintä ei välttämättä tavoita kaikkia. Tieto osallistavista työpajoista ei välttämättä saavuta kaikkia tai kaikki eivät pääse paikalle. Vastaavasti intraan tai sähköpostiin tullut osallistava kysely saattaa mennä ohi.

Ja samaan aikaan: niille, jotka tieto saavuttaa, on olennaista viestiä mihin he voivat vaikuttaa ja mihin eivät. Tämä on tärkeää, sillä osallistavassa työotteessa piilee myös suuri vaara siihen, että osallistujille jää tyhjä tunne omista vaikutusmahdollisuuksistaan. Miksi he ovat esimerkiksi osallistavassa työpajassa paikalla? Jos ihmiset osallistuvat kehittämiseen innolla, mutta eivät esimerkiksi kehittämistyöpajan jälkeen koskaan kuule mitä asialle kuuluu, saattaa motivaatio vaikuttamiseen laskea. Kelkkaa voi olla myöhemmin vaikea kääntää, jos näin käy.

Siksi onkin olennaista miettiä, miten viestitään osallistavien hetkien välissä siitä, mitä asioille on tapahtunut ja miten ihmisten kuuleminen on päätöksiin vaikuttanut.

Osallistuva työote perustuu dialogille

Osallistuvassa työyhteisössä tai projektissa tietoa ja ajatuksia jaetaan avoimesti ja tasavertaisesti. Yhteiseen ajatteluun käytetään aikaa ja sen vaaliminen koetaan työn laadun kannalta merkittäväksi. Ratkaisuja tehdään yhdessä pohtien.

Viestinnän näkökulmasta osallistuvassa työotteessa keskiössä on dialogi ja kohtaaminen. Dialogi on yhteiskehittelyä, jossa katoaa ”minun ja sinun ajatukset” ja alkaa muodostua yhteistä ajattelua. Siinä alkuperäistä idean esittäjää tai alkuperäistä ajatusta on yrityksestä huolimatta jopa mahdotonta enää tunnistaa.²

Osallistuva työote toimii hyvin esimerkiksi kehittämistiimin sisällä, jossa varataan tietoisesti aikaa vapaan ajattelun hetkille ja yhteiselle oppimiselle. Esimerkiksi viikottaiselle aamupäivälle, jota ei ole ohjelmoitu täyteen esityksiä tai pakollista päätöksentekoa. Dialogi voi olla työote myös esimerkiksi toimittaessa pitkäaikaisten yrityksen sidosryhmien kanssa, sillä se on tehokas tapaa rakentaa luottamusta ja mahdollistaa luovaa ajattelua. Ja siten tuottaa myös parempia ratkaisuja.

Dialogi ei synny itsestään, vaan sen onnistumiseksi pitää tehdä tietoisesti töitä. Muun muassa näihin seikkoihin huomiota kiinnittämällä voit rakentaa parempaa dialogista työympäristöä:

• Edistä ja vaali psykologista turvallisuutta eli ilmapiiriä, jossa uskaltaa osallistua dialogiin täysin siemauksin omana itsenään omine ajatuksineen. Keskeistä on, että ihminen kokee tulleensa kuulluksi ja hänen ajatukset ovat arvokkaita.
• Anna aikaa sekä yhteiselle että yksin ajattelulle. Kiireessä tehdyt päätökset eivät kuulu dialogiin. Dialogi ei synny muutamalla lyhyellä keskustelunavauksella kokouksessa tai parilla yhteiskehittämispajalla, vaan on jatkuva systemaattinen työtapa. Kiireisessä työelämässä ajan antaminen vapaalle ajattelulle voi tuntua tuhlaukselta, mutta pidemmässä kaaressa se kannattaa. Aivomme tarvitsevat tilaa ajatella.
• Ole muutoskyvykäs ja kehitä keskeneräisyyden sietoa. Dialogi ei onnistu, jos organisaatiossa on päätetty valmiiksi mistä viestitään, miten viestitään tai millaisia päätöksiä tehdään. Joskus näkee edelleen kehittämistyöpajoja, joita pidetään vain siksi, että ryhmä lausuisi siellä yhteen ääneen asian valmistelijan jo ennalta tekemän päätöksen ja siten antaisi hyväksynnän päätökselle. Dialogissa pitää jättää tilaa sille, että ajatus syntyy yhdessä ja asioista voidaan olla eri mieltä. Dialogi ei koskaan pyri samanmielisyyteen, vaan asioiden ja ihmisten ajatusten ymmärtämiseen. Näin jää tilaa dialogissa syntyneille uusille ajatuksille ja oivalluksille, mikä on koko osallistuvan työotteen voima.
• Edistä avoimuutta, läpinäkyvyyttä ja helppotajuisuutta. Mukaan dialogiin on voitava liittyä erilaisista taustoista ja osaamisista käsin. Näin dialogi rikastuu.

Dialogi vahvistaa tehokkaasti onnistunutta viestintää, sillä onnistuessaan siinä väistämättä kaikki viestinnän kannalta keskeiset henkilöt ovat tiedon äärellä ja dialogin peruspyrkimys yhteiseen ymmärtämiseen tekee viestinnästä onnistunutta.

Osallistuvan työotteen vaaliminen vaatii myös paljon aikaa ja osaamista rakentaa dialogista työympäristöä. Mitä laajempaa joukkoa se koskee, sitä enemmän aikaa sille on varattava. Kiireisessä työelämässä tämä aika jää usein varaamatta. Pitkässä kaaressa ajan varaaminen ja dialogin tietoinen vaaliminen kuitenkin kannattaa, koska sillä on vaikutusta muun muassa työn laatuun, tehokkuuteen ja ihmisten hyvinvointiin.

Hyödynnä kaikkia kolmea työotetta

Inspiraationa tälle esittämälleni kolmijaolle ovat olleet Piritta van der Beekin³ ajatukset erilaisista osallisuuden tavoista projektissa sekä Tuomo Alasoinin⁴ esittämä kolmijako organisaatioiden vuorovaikutusjärjestelmistä. Olen soveltanut näitä ajatuksia työyhteisön viestinnän kehittämisen kontekstiin.

Monet tässä blogissa esitetyt oivallukset ovat syntyneet Parru-tiimin keskenään käymässä dialogissa, jossa olen saanut olla mukana osana tiimiä. Parru-tiimi on Metropolia Ammattikorkeakoulun sisäinen tiimi, joka sparraa metropolialaisia hyödyntämään osallisuuden tulokulmia omassa työssään. Olemme siis hyödyntäneet osallistuvaa työotetta ja siten nämäkin oivallukset ovat syntyneet. 

Kuten jo alussakin totesin, yksikään esittämistäni työotteista toimii harvoin yksinään. Hyvät työyhteisöt ja projektit hyödyntävät sopivassa suhteessa kaikkia. Suunnittele oman projektisi viestintää huomioiden nämä kolme ulottuvuutta⁵.

Osallisuuden ulottuvuudet työyhteisöviestinnässä -teksti on aikaisemmin julkaistu nimellä Osallisuudella on väliä viestinnässä, Metropolia Ammattikorkeakoulun Hiiltä ja timanttia -blogissa 28.3.2023. Tekstiä on hieman toimitettu Osallistuen töissä -julkaisuun sopivaksi. 

Lähteet:

1. Ks. myös Alasoini, Tuomo 2021. Työntekijöiden muuttuva rooli työelämän kehittämispuheessa. Artikkeli teoksessa Kettunen, Pauli. 2021. Työntekijän osallisuus. Mitä se on ja mitä sillä tavoitellaan. Helsinki: Gaudeamus.
2. Kupias, Päivi & Peltola Raija 2019. Oppiminen työssä. Helsinki: Gaudeamus.
3. Van der Beek, Piritta 2021. Osallistaa pitäisi, mutta kaikilla on liian kiire. (LinkedIn) Blogikirjoitus.
4. Alasoini 2021
5. Ala-Nikkola 2023. Huomioi osallisuus viestinnän suunnittelussa. Blogikirjoitus. Hiiltä ja timanttia. Helsinki: Metropolia Ammattikorkeakoulu.