Hankkeen tekeminen on kuin kasvattaisi puutarhaa. On visioitava, mitä haluaa tehdä, millaisen lopputuloksen nähdä ja kokea, kenen kanssa hoitaa puutarhaa. Mutta kasvatuksen lähdettyä liikkeelle muuttuva kasvuympäristö tuo eteemme yllätyksiä: joku asia kasvaa suunnitellusti, toinen ei, ja kolmannesta tuleekin jotain kaunista, mitä kukaan ei osannut edes kuvitella. Miten kasvatetaan hyvä hanke ja miten kasvua voidaan tukea osallistuvalla työotteella?
Hankkeen kasvatuksessa osallistuvan työotteen hyödyntäminen on monin tavoin hedelmällistä. Rajattuun tavoitteeseen, rajatun joukon toteuttamana ja rajattuna aikana tehtävä hanketyö suorastaan kutsuu yhteiskehittämisen ja osallistuvan työotteen äärelle. Se on kokemukseni mukaan usein myös aidosti asioita eteenpäin vievää, muutoksia mahdollistavaa.
Osallistava työote hankkeessa toimii parhaiten noudattamalla kahta ohjenuoraa:
- Osallistamisesta innostuu helposti. Siitä ei kuitenkaan saa tulla itsetarkoitus. Aina on syytä tarkastella kriittisesti sitä, kuinka paljon erillisiä osallistavia hetkiä järjestetään. Niille on aina oltava selkeä syy ja tavoite, ja niiden on tavoitettava oikeat kohderyhmät. Osallistamiseenkin voi uupua – niin osallistaja kuin osallistujakin.
- Huolehdi, että hankkeen pohjavireenä kaikessa arjen tekemisessä on dialoginen työote. Se on eri asia kuin irralliset osallistavat työpajat. Nämä kaksi tukevat toisiaan: osallistavat erilliset hetket toimivat paljon tehokkaammin silloin, kun ympärillä tapahtuva muu toiminta on myös dialogista.
Osallistuva työote moniäänistää tulevan hankkeen ideointia
Hankkeen puutarhan kasvattaminen alkaa, kun hankkeesta on olemassa vasta pieni siemen eli jo kauan ennen varsinaisen hankkeen alkamista. Silloin ajatukseen sitoudutaan tulevien kumppanien kanssa ja sitä lähdetään kasvattamaan yhdessä.
Kasvatustyön alkua voi tukea järjestämällä tai osallistumalla eri tahoja yhteen tuoviin hankeideointityöpajoihin. Niitä järjestävät monet hankkeita toteuttavat tahot, kuten korkeakoulut, järjestöt ja myös rahoittajat, mutta sellaisen voi järjestää myös oman ideansa ympärille kutsumalla mukaan kiinnostavia kumppaneita. Hyvässä ideointityöpajassa käydään keskustelua yhteiskunnallisista tarpeista, trendeistä ja hiljaisista signaaleista sekä tunnistetaan, miten eri toimijat ne näkevät ja millaista kehittämis- ja muutostyötä he voisivat tunnistettuihin tarpeisiin tuoda.
Hankeideointivaiheessakin erityisen olennaista on mahdollistaa dialoginen työote. Dialogi on eri asia kuin vuoropuhelu tai keskustelu. Dialogilla tarkoitetaan asioiden äärelle asettumista pysähtyen ja tutkien – yhteistä ymmärrystä hakien, eikä suoraan ratkaisuun rynnäten. Dialogi onnistuu, jos jokainen mukana oleva kuuntelee ja kunnioittaa aidosti toisten ajatuksia yrittäen ymmärtää toisen viestiä eikä vain kiirehdi sanomaan omaa kantaansa. Tärkeää toki on myös tuoda esiin omia ajatuksia rehellisesti, keskeneräisyyttäkin kunnioittaen. Luottaen siihen, että muut kuuntelevat, kunnioittavat ja pyrkivät ymmärtämään sinua1.
Yhteisen ymmärryksen syntyminen tapahtuu, kun sille on aikaa. Kun tässä onnistuu, on varsinaisen hankkeen alkaessa sen toteuttaminen paljon sujuvampaa. Hankevalmisteluvaiheen dialogisen työotteen onnistuminen vaatii yhden ideointityöpajan lisäksi useita dialogisia tapaamisia sekä jonkun koordinoimaan kokonaisuutta eli rakentamaan syötteistä yhtenäistä hankehakemusta.
Hanke kasvaa osallistuvalla työotteella
Kun hanke on alkanut, ollaan uuden kehittämisen ja innovatiivisuuden äärellä. Rakennetaan uutta toimintamallia, tuotetta tai palvelua, kehitetään teknologiaa tai vaikkapa lisätään osaamista. Tällaisessa työssä yhdessä ajattelusta, aidon dialogin mahdollistamisesta ja yhteiskehittämisestä on niin ikään paljon hyötyä. Puutarhassakin kasveja siirrellään paikasta toiseen ja etsitään onnistuneinta ratkaisua – yhdessä tätä on kivointa pohtia!
Osallistuva työskentely voi toteutua esimerkiksi hankkeen teemoihin ja tavoitteisiin suuntaavissa, osallistavissa työpajoissa. Mahdollisuudet siihen, millaisin työtavoin osallistavaa toimintaa tehdään, ovat lähes rajattomat. Kultajyviä löytää se, joka keksii keinot innostaa ja mahdollistaa se, että hankkeen työntekijöiden lisäksi kehittämiseen osallistuvat myös hankkeen kohderyhmät ja muut hankkeen teemaan liittyvät ydinporukan ulkopuoliset ihmiset.
Tiettyyn ajankohtaan ja teemaan sidotun työpajatyöskentelyn lisäksi yhteiskehittämiseen sopivat hyvin monet muutkin osallistuvan työotteen tavat. Toimisiko esimerkiksi yhteinen verkkoalusta kehittämisen ja ajattelun apuna pitkin hankkeen matkaa? Mikä rooli sosiaalisella medialla tai joukkoistamisella voisi olla kehittämisessä? Miten vaikkapa yhteisötaiteen avulla voisi ideoida sisällöllisiä ratkaisuja?
Yksi mielestäni toimiva tapa on saattaa samaan aikaan samassa aihepiirissä olevia hankkeita yhteisen työskentelyn äärelle esimerkiksi yhteisissä tapahtumissa. Tällaista työtä tehdään myös ohjatusti, esimerkiksi koordinaatiohankkeissa (ks. esim. Osuma-hanke2). Mutta tätä voi tehdä myös itseohjautuvasti vaikkapa sellaisen organisaation sisällä, joka toteuttaa paljon hankkeita. Tällaisia organisaatioita ovat esimerkiksi kunnat, korkeakoulut. Kurkkiminen toisten puutarhoihin ja yhteisistä teemoista keskustelu vievät usein kaikkia eteenpäin omassa työssään.
Osallistuva työote tiimityötaidoksi – miksi ja miten?
Hanke on sisältöjen kehittämistä – uuden etsimistä ja löytämistä. Mutta kaiken uuden takana ovat aina ihmiset. Jotta yhteistyö pelaisi sisällön kehittämisessä ketterästi, on kiinnitettävä huomiota siihen, miten hanketiimi toimii. Tiimin jäsenten on voitava luottaa toisiinsa, jotta he voivat kehittää uutta.
Hanketiimille on tyypillistä, että mukana on monen eri alan osaajia monista eri organisaatioista ja usein he tutustuvat toisiinsa vasta hankkeen alkaessa. Keskeisiä kysymyksiä ovat: Miten sovittaa eri aloilta kumpuavat erilaiset toimintakulttuurit? Miten auttaa toisiaan ennalta tuntemattomia ihmisiä tutustumaan toisiinsa, toistensa osaamisiin ja vahvuuksiin ja työskentelemään tiiminä? Miten varmistaa, että kaikki ymmärtävät hankkeen tavoitteet ja toimenpiteet riittävän samalla tavalla työskennelläkseen samaa tavoitetta kohti? Miten varmistaa, että innovatiivisuus tiimissä säilyy uuden kehittämiseksi?
Tiimin on nähtävä riittävän samalla tavalla, millaista puutarhaa hankkeessa kasvatetaan, ja tunnistettava, millaisten puutarhureiden kanssa työtä tehdään yhdessä. Tähän ratkaisuna voisi olla dialogisen työotteen rakentaminen hanketiimin tiimityötaidoksi – tavaksi, joka on mukana tiimin kaikessa tekemisessä.
Sen ytimessä ovat jo aiemmin esittelemieni dialogin perusperiaatteiden noudattaminen hanketiimissä järjestelmällisesti arjen tilanteissa. Tämä ei ole aina helppoa, ja kiireisessä arjessa sen toteutumiseen pitää keskittyä. Mutta keskittyminen maksaa itsensä takaisin yhteisen ymmärryksen muodostumisella ja toimivien ratkaisujen löytymisellä hankkeen tavoitteisiin.
Dialoginen työote tiimityötaitona tarkoittaa tämän huomioimista kaikissa arjen tilanteissa, mutta työotetta rytmittävät ja terävöittävät hyvin muun muassa sopiviin väleihin eri teemoihin liitetyt osallistavat työpajat tai vaikkapa erilaiset kohtaamiset yhteisellä verkkoalustalla.
Yksi tiimin osallistuvaa työotetta tiimityötaitona erinomaisesti tukeva konkreettinen malli on hankkeiden 3×3-arviointimalli3, jonka lehtori Leena Björkqvist Metropolia Ammattikorkeakoulusta on kehittänyt. Sen perusidea on, että hankearviointia tehdään osallistavalla tavalla sen alussa, keskivaiheilla ja lopussa. Alkuperäistä 3×3-mallia voi soveltaa monin tavoin: keskeistä siinä on, että hanketoimijat rakentavat yhteistä ymmärrystä hankkeen tavoitteista ja omasta tiimistään ja pitkin hankematkaa tarkistavat, miten hankkeella menee.
Toinen hyvä työkalu tiimille on itse kehittämäni julkaisu- ja viestintäsuunnitelmatyöpaja4, jossa tehdään askelmerkit hankkeen viestintään ja julkaisuihin: kuka tekee, mitä ja milloin, sekä ennen kaikkea mistä meidän kannattaa viestiä ja mihin sitoudumme yhdessä?
Keskiössä on viestinnän toimenpiteiden suunnittelu yhdessä, mutta paja on suunniteltu niin, että se avaa samalla tiimin jäsenille tietoa toistensa osaamisista, vahvuuksista ja työtavoista ja siten tukee erinomaisesti myös tiimin muodostumista.
Myös hankkeen kasvattaja kasvaa
Hanketyö on todella antoisaa työtä, jossa voi kokea monia merkityksellisyyden tunteita ja suuria oppimisen kaaria. Millainen puutarha hankkeessa lopulta kasvaa, on täynnä yllätyksiä, ja se juuri tekee hanketyöstä mielenkiintoista. Hanketoimijoina tehdään asioita paljon yhdessä, mutta itse koen antoisaksi säännöllisesti myös pysähtyä itsekseen miettimään omaa oppimispolkua: Mitä minussa on kasvanut hanketyön myötä? Miten minä olen mahdollistanut toisille osallisuutta tässä hankkeessa?
Lähteet
- Isaacs, William 1999. Dialogue and the art of thinking together. New York: Currency.
- Metropolia Ammattikorkeakoulu n.d. Osuma – Osallistamalla osaamista (2018–2021). Verkkosivusto. Viitattu 15.11.2023.
- Björkqvist, Leena 2014. Kartta, kompassi & kalenteri. Projektiarvioinnin opas. Helsinki: Metropolia Ammattikorkeakoulu.
- Ala-Nikkola, Elina & Rekola, Leena 2018. Julkaisusuunnitelma parantaa vaikuttavuutta ja selkiyttää tekijärooleja. Vastuullinen tiede. Tutkimusetiikka ja tiedeviestintä Suomessa. Verkkosivusto. Viitattu 15.11.2023.