Ennen korona-pandemiaa työntekijät työskentelivät pääsääntöisesti työnantajan toimipisteissä ja tapaamiset olivat perinteisesti lähitapaamisia, joissa kaikki osallistujat olivat fyysisesti samassa tilassa tilaisuuden luonteesta riippumatta. Pandemian aikana työyhteisöt ottivat melkoisia digiloikkia, työntekijät siirtyivät työtehtävien salliessa etätöihin kotitoimistoihin ja suurin osa tilaisuuksista muuttui pakon edessä etätilaisuuksiksi, joihin osallistujat osallistuivat verkossa. Samaan aikaan ryhdyttiin kouluttamaan myös henkilöstön etäfasilitointitaitoja.
Nyt kuitenkin olemme tilanteessa, jossa emme ole pakotettuja toimimaan tietyllä tavalla, vaan työntekijät pystyvät useissa tilanteissa valitsemaan työtehtävien mukaan, missä kulloinkin työskentelevät. Samalla tilaisuuksien järjestäjät pohtivat kussakin tilanteessa, millaisella tilaisuudella tavoitetaan parhaiten kohderyhmä, millaisella toteutustavalla löydetään parhaiten fokus, ratkaistaan ongelmia, ideoidaan, tehdään päätöksiä, suunnitellaan toimintaa ja sitoudutaan suunnitelmien toteuttamiseen.
Millainen tilaisuus milloinkin?
Työelämän muutos todella haastaa meitä tilaisuuden järjestäjiä ja fasilitoijia uudella tavalla. Erilaiset tilaisuudet ovat nykypäivänä olennaista suunnitella hyvin ja aikatauluttaa etukäteen. Tällöin osallistuja pystyy ottamaan huomioon ja suunnittelemaan omaa työskentelyään ajoissa.
Jos tapaamisessa on tarkoitus esimerkiksi ideoida, työstää yhdessä sisältöjä, ryhmäytyä ja tutustua tai tapaaminen edellyttää aktiivista vuorovaikutusta tapaamisen osallistujilta, kannattaa suosia perinteistä lähitapaamista. Tapaaminen on taas hyvä järjestää etänä, jos sen sisältö koostuu ensisijaisesti tiedottamisesta ja alustuksista tai kokoukseen osallistujat ovat useasta toimipisteestä tai jopa ympäri Suomea tai maailmaa. Etäkokous antaa monesti mahdollisuuden isommalle joukolle osallistua tapaamiseen, mutta silloin tilaisuuden järjestäminen haastaa enemmän fasilitoijaa ja järjestelyissä saatetaan tarvita useampi henkilö.
Hybriditapaamista taas kannattaa suosia, jos haluaa lähitapaamisen hyötyjä, mutta osa osallistujista ei pysty kuitenkaan osallistumaan lähitapaamiseen. Hybriditapaamisen fasilitointi on kuitenkin tärkeää suunnitella siten, että mahdollisesti etänä ja läsnä olevien osallistujien osallistumismahdollisuudet tulevat varmistetuksi. Vaikka hybriditapaaminen antaa osallistujalle vapaan tavan valita, miten osallistuu sen mukaan, miten ajankohta sopii parhaiten omaan kalenteriin, se kuitenkin vaatii enemmän fasilitointia ja kokouksen kulun miettimistä etukäteen.
Fasilitoijan osaaminen tukee onnistumista
Monella meistä on erilaisia kokemuksia osallistujana tilaisuuksista, jossa kaikki on saattanut mennä täydellisesti tai vähemmän täydellisesti. Emme ole kenties edes tulleet ajatelleeksi tilaisuuden luonnetta joko kasvokkaisena tai virtuaalisena. Tilaisuutta fasilitoineen eli ohjanneen henkilön työ vaikuttanut helpolta, ja hän on sujuvasti johdatellut osallistujat tilaisuuden läpi.
Todellisuus saattaa kuitenkin olla toinen. Tätä tilaisuutta on saatettu valmistella usean henkilön voimin, toteutustapa on valikoitunut useamman eri vaihtoehdon jälkeen ja taustalla on tiukkaan aikataulutettu suunnitelma tilaisuuden etenemisestä. Fasilitoijalla on saattanut olla hikiset paikat tilaisuuden kuluessa, mutta ammattitaidon takia osallistujat eivät ole huomanneet ongelmista merkkiäkään.
Käytännössä fasilitointi on arkipäivän ryhmän työskentelyn tavoitteellista ohjaamista, ja se luo edellytyksiä ryhmän jäsenten tasapuoliseen osallistumiseen. Fasilitoija luo keskustelulle puitteet, jotka mahdollistavat yhteisen ymmärryksen rakentumisen, ja hyödyntää ryhmän osaamista tavoitteiden saavuttamiseksi.
Toteutettiinpa tilaisuus etänä, lähitapaamisena vai hybridinä, näitä edellä mainittuja taitoja me kaikki tarvitsemme työelämässä – sekä varmasti myös arkipäivän elämään liittyvissä kohtaamisissa.