En ole koskaan fasilitoinut tilaisuuksia, mitä ihmettä minun täytyy ottaa huomioon? Pitääkö minun tietää käsiteltävästä aiheesta enemmän, jotta keksin ratkaisun? Miten rakennan oman tilaisuuteni sisällön?
Nämä kysymykset olivat ensimmäisenä mielessäni, kun ylemmän ammattikorkeakoulun opintoihini liittyvän kurssin tehtävänä oli suunnitella ja fasilitoida työpaikallani tilaisuus. En ollut työssäni joutunut juurikaan fasilitoimaan tilaisuuksia, mutta opiskellessani ja työtehtävieni muuttuessa enemmän kehittämispuolen tehtäviin tajusin, että sellaisia tulee vielä monia vastaan. Olen aina myös jonkin verran jännittänyt kaikenlaisia esiintymisiä, niin koulussa liitutaulun edessä kuin virtuaalisesti kamerankin kautta. Myös työpaikalla itseni esittely erilaisissa tilaisuuksissa on aiheuttanut sydämentykytystä.
Tekemällä oppii, sen tietävät kaikki, mutta jostain on saatava myös itsevarmuutta. Sitten sähköpostiin tipahti vinkki Metropolia Ammattikorkeakoulun fasilitointikurssista ja vieläpä sellaisilla saatesanoilla, että sitä kurssia ei kannata välistä jättää. Kurssi oli juuri sitä mitä etsin: oppeja tulevaisuuden tilaisuuksien järjestämiseen ja itsevarmuutta osaamisen lisäämisen avulla. Enää ei jännitä niin paljon!
Tärkeintä on hyvä suunnitelma
Yksi tärkeä tieto on se, ettei fasilitoijan tarvitse todellakaan etukäteen tietää ratkaisua käsiteltävään aiheeseen tai ongelmaan. Mikäli kaikkiin työpajoihin tai tilaisuuksiin olisi ratkaisu valmiina, ei niitä tarvitsisi pitää. Tärkeintä on olla hyvä suunnitelma, jolla ohjataan osallistujat ratkaisun äärelle.
Hyvin suunnitellulla tilaisuudella on myös monia hyötyjä, kuten:
- Selkeän suunnitelman avulla tilaisuuden vetäminen on helpompaa.
- Osallistujat keskittyvät itse asiaan, kun heidän ei tarvitse miettiä tilaisuuden etenemistä.
- Suunnitelma auttaa pysymään aikataulussa.
- Suunnitelma luo itsevarmuutta tilaisuuden vetäjälle.
Mitä suunnitelmaan tarvitaan?
Eli sanonta ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pätee tässäkin asiassa, mutta mitä sitten pitäisi suunnitella? Ensimmäiseksi tilaisuudelle täytyy olla aihe, joka vaatii jonkinlaista käsittelyä, esimerkiksi työpaikan virkistymistapahtuman suunnittelu, kehittämisprojektin ongelmakohdan avaaminen tai tiimin työnjakosuunnitelma. Tämän jälkeen suunnittelussa päästään vasta eteenpäin.
Oli tilaisuuden aihe mikä tahansa, on tilaisuudelle määriteltävä selkeä tavoite eli se, mitä tilaisuudella halutaan saavuttaa. Tavoitetta pohtiessa on hyvä miettiä, mitä tavoitteeseen pääsy vaatii. Esimerkiksi tiimin työnjakoa suunniteltaessa täytyy ensin tietää, mitä kukin tällä hetkellä tekee. Vasta sen jälkeen voidaan miettiä, onko työnjaossa jotain paranneltavaa. Ensimmäinen tavoite olisi siis kuvata nykytilanne ja edetä työpajassa tämän tavoitteen suuntaan. Suunnittelussa on hyvä myös miettiä, mihin yhteistä aikaa kannattaa käyttää ja mitä voisi tehdä erikseen.
Suunnitelmaa varten tulee tavoitteen lisäksi miettiä myös seuraavia asioita:
- Keitä tilaisuuteen tarvitaan, jotta tavoitteeseen päästään?
- Kuinka monta henkilöä tilaisuudessa on?
- Minkälainen tila ryhmälle tarvitaan tai onnistuuko tilaisuus virtuaalisesti?
- Milloin tilaisuus pidetään?
Näillä kysymyksillä saa luotua hyvän pohjan tilaisuuden tarkemmalle suunnittelulle, sille, miten ja millä työkaluilla saat luotua tilaisuuden, joilla tavoite saavutetaan.
Rakenna selkeät vaiheet
Fasilitoitu tilaisuus voi koostua eri vaiheista, esimerkiksi seuraavanlaisesti:
- aloitus
- yhteisen ymmärryksen luonti
- ratkaisujen suunnittelu
- sopiminen
- lopetus.
Aloituksen tarkoitus on virittää osallistujat aiheen käsittelyyn, ja se on mielestäni ehdottomasti tärkein. Jos aloitus on hyvä, se antaa osallistujille positiivisen tunteen, joka innostaa käsittelemään aihetta. Hyvällä aloituksella pelastaa myös tilaisuuden pieniä epäkohtia, kuten pienen teknisen vian – tähän voin yhtyä oman kokemuksen kautta.
Yhteisen ymmärryksen luomisella varmistetaan sananmukaisesti, että kaikilla on yhteinen ymmärrys käsiteltävästä aiheesta ja siitä, mitä ollaan tekemässä ja miksi. Eniten aikaa tilaisuudesta vie usein ratkaisujen suunnittelu, jossa pohditaan yhdessä, miten tavoitteeseen voidaan päästä. Ideoita voi tulla useampi, joten sopimisvaiheessa sovitaan yleensä jollain demokraattisella tavalla, millä idealla tavoitteeseen pääsy lähdetään toteuttamaan, ja sovitaan toteutustavat. Riippuen aiheesta voidaan tässä vaiheessa myös tehdä sovitut toimenpiteet. Lopetuksella jätetään osallistujille selkeä ajatus, miten tästä edetään, ja samalla voidaan kerätä tilaisuudesta pikapalautetta. Kaiken kaikkiaan tilaisuudesta tulee luoda sellainen, jotta tavoitteeseen päästään. Silloin osallistujille jää tunne tilaisuuden hyödyllisyydestä.