Kestävää työtä yhdessä kehittämällä – paja, joka onnistuu aina!

Esittelemme tässä jo klassikoksi muodostuneen työpajan, jonka tavoitteena on työhyvinvoinnin ja tuottavuuden kehittäminen. Se on helppo toteuttaa ja toimii niin paikan päällä kuin verkossakin. Paja on todettu toimivaksi yritysyhteistyössä Metropolian työhyvinvoinnin kehittämishankkeissa. Se soveltuu eri toimialoille ja työyhteisöille. 

Työn ja työyhteisön kehittäminen on parhaimmillaan innostavaa, osallistuvaa ja mukaansatempaavaa yhteistoimintaa. Työterveyslaitoksen selvityksen mukaan työhyvinvointia voidaan parantaa kehittämällä työtä yhdessä¹. Onnistuneen kehittämisprosessin tuloksena työntekijöillä on tunne, että he ovat tulleet kuulluksi ja saaneet vaikuttaa omaan työhönsä. 

Henkilöstön kehittämispotentiaali esiin

Ratkaisut työpaikan haasteisiin löytyvät yleensä työyhteisön sisältä, mutta ne pitää pusertaa ulos innostavalla ja osallistavalla tavalla. Osallistavia menetelmiä hyödyntämällä työyhteisö voi tunnistaa työhön ja työyhteisöön liittyviä haasteita ja ideoida yhdessä niihin ratkaisuja. Henkilöstön osallistaminen työn ja työyhteisön kehittämiseen on samalla sekä henkilöstön työhyvinvoinnin että tuottavuuden parantamista. Työn kuormitustekijöiden ja kehityshaasteiden tunnistaminen ja voimavarojen vahvistaminen yhdessä työyhteisön kanssa sitouttaa henkilöstöä yhteisiin tavoitteisiin². 

Paikan päällä vai verkossa?

Live- ja virtuaalipajoilla on molemmilla etunsa ja haasteensa. Virtuaalipajat tarjoavat joustavan ja helposti saavutettavan mahdollisuuden yhteiskehittämiselle. Ne ovat myös ekologisesti ja taloudellisesti kestäviä, sillä ne vähentävät matkustamista ja siirtymisiin käytettyä aikaa. Hybridimalli on mielestämme vaativin toteuttaa, ja se vaatisikin aina kaksi fasilitoijaa. Hybridimalli vaikuttaa usein myös osallistujakokemukseen negatiivisesti. Suurin osa vuorovaikutuksesta on sanatonta viestintää, jonka tulkinta vaikeutuu virtuaali- ja hybridipajassa. Kokemustemme mukaan innostus ja hyvä tunnelma syttyvät yleensä parhaiten kasvokkain samassa tilassa. Tällöin voi olla myös helpompaa herättää jokaisen motivaatio ja sitouttaa osallistujat yhteiseen työskentelyyn. 

Näin onnistut – käsikirjoitus ja ohjeet pajan toteuttamiseen 

Seuraavaksi jaamme käsikirjoituksen helposti toteutettavaan live-pajaan. Käsikirjoitusta ja menetelmiä voi muokata käytettävissä olevan ajan ja ryhmän tarpeiden pohjalta. Ulkopuolista fasilitoijaa hyödynnettäessä koko työyhteisö johtoa myöten pääsee mukaan työskentelemään. 

Työpajan tavoite:
Tavoitteena on tunnistaa työhyvinvointiin ja työn tuottavuuteen liittyviä voimavaroja sekä kehittämiskohteita ja ideoida yhdessä niihin ratkaisuja.

Tarvittavat välineet:
kello, kyniä, tusseja ja paperia (esimerkiksi A4- ja fläppipaperia tai valkotaulu) 

Aika:
2–3 tuntia osallistujamäärän ja resurssien mukaan

Ennen pajaa:

Ennen pajaa voidaan toteuttaa työhyvinvointi- tai työturvallisuuskysely ja hyödyntää niiden tuloksia työskentelyssä. Esimerkiksi Työturvallisuuskeskuksen sivuilta löytyy helposti toteutettava, ilmainen työhyvinvointikysely³. Työpajassa voidaan käsitellä myös henkilöstön tunnistamia työhön ja työympäristöön liittyviä kehittämiskohteita.

Valmistaudu pajaan kirjoittamalla kolmelle paperille kullekin oma teemansa: 1. työ, 2. työntekijä ja 3. työyhteisö. Voit kirjata kyselyjen pohjalta myös keskeisiä voimavaroja ja kehittämistarpeita työskentelyä ohjaamaan. Voit tehdä myös teeman ”vapaa sana”, johon työskentelyn lomassa kuka vain voi käydä kirjaamassa huomioitaan. 

Esimerkkejä teemojen sisällöstä:

1. Työ: 

• Työn voimavarat ja kuormitustekijät, 
• Viestintä ja tiedonkulku, 
• Työn suunnittelu, 
• Johtaminen  

2. Työntekijä: 

• Työn hallinta  
• Työn palkitsevuus  
• Ammatillinen kasvu ja työssä kehittyminen  

3. Työyhteisö:

• Uusiutumiskyky  
• Tuen saanti  
• Työyhteisön arvot ja toimintaperiaatteet  

Vaihe 1: Aloitus, 15 min 

Kirkasta aluksi työpajan tavoitteet, aikataulu ja työskentelyohjeet. Jos työyhteisössä on tehty työhyvinvointiin tai -turvallisuuteen liittyviä kyselyjä, tulokset johdattelevat hyvin aiheeseen. Pajan aluksi kannattaa kohottaa tunnelmaa hehkuttamalla kyselyissä esiin tulleita työyhteisön voimavaroja ja niitä asioita, jotka ovat hyvin. Näillä on myönteinen vaikutus pajan tunnelmaan ja ilmapiiriin. Osallistujia voi virittää työskentelyyn myös “kehu tiimiäsi” -kierroksella. 

Vaihe 1 tiivistetysti: 

• Tervetuloa: tavoitteet, aikataulu, ohjeet ja motivointi työskentelyyn.
• Mahdollisen kyselyn ja haastattelujen tiivistetyt tulokset voi kirjata valmiiksi esimerkiksi PowerPoint-pohjaan. Pääpaino vahvuuksien esiin nostamisessa.
• Lämmittelykierros: jokainen esimerkiksi kehuu lyhyesti tiimiään. 

Vaihe 2: Yhteinen ymmärrys nykytilasta, 40–50 min 

Luo ensin yhteinen ymmärrys nykytilasta tunnistaen sekä vahvuuksia että kehittämistarpeita. Jaa osallistujat kolmeen ryhmään. Sekaryhmät, joissa tiimit on sekoitettu, toimivat yleensä parhaiten. 

Kukin ryhmä keskustelee omasta teemastaan. Ryhmät tunnistavat sekä voimavaroja että kehittämiskohteita ja kirjaavat ne paperille. Aikaa keskustelulle yhdestä teemasta on kymmenen minuuttia. 

Tämän jälkeen ryhmät siirtyvät seuraavan teeman ääreen ja keskustelevat siitä aiemman ryhmän kirjaamat kommentit huomioiden. Lopuksi vielä siirrytään kolmannen teeman äärelle samalla periaatteella.

Jos aikaa on, on hyvä, että työskentelyn lopuksi kunkin teeman keskeiset voimavarat ja kehittämiskohteet esitellään lyhyesti. Tämän voi tehdä myös fasilitoija.

Vaihe 2 tiivistetysti:

• Jaa valmistelemasi teemapaperit tilaan kolmeen pisteeseen. 
• Jaa osallistujat kolmeen ryhmään työtiimejä sekoittaen. Kukin ryhmä asettuu yhden teeman äärelle. 
• Ryhmät keskustelevat siitä, miten kyseinen teema ilmenee omassa työssä. Ryhmät tunnistavat sekä voimavaroja että kehittämiskohteita ja kirjaavat ne paperille. 
• Ryhmät kiertävät kaikki kolme teemaa. Aikaa kutakin teemaa kohti on noin 10 minuuttia. 

Vaihe 3: Kehittämistarpeiden priorisointi, 10–15 min 

Jokainen osallistuja saa kolme ääntä, joilla hän äänestää kehittämistarpeista kolme itselleen tärkeintä. Äänestyksen jälkeen on hyvä pitää tauko, jonka aikana fasilitoija laskee äänet. Kolmesta viiteen eniten ääniä saanutta kehittämiskohdetta jatkaa pajan seuraavan vaiheeseen. Kaikki tunnistetut kehittämistarpeet ovat kuitenkin tärkeitä, ja ne kirjataan talteen.

Vaihe 3 tiivistetysti: 

• Jokaiselle osallistujalle annetaan kolme ”ääntä”. Näillä äänillä äänestetään kaikesta kirjatusta kolme itselleen tärkeintä kehittämiskohdetta. 
• 3–5 eniten ääniä saanutta kehittämiskohdetta valitaan kehittämistoimenpiteiden kohteeksi. 
• Kaikki priorisoidut kehittämisehdotukset kirjataan muistiin tulevaisuutta varten.

Vaihe 4: Kehittämistoimenpiteiden tuottaminen, 60–90 min 

Vaiheen tavoitteena on ratkaista ainakin 3–5 eniten ääniä saanutta kehittämistarvetta. 

Pienissä työyhteisössä tämä vaihe voidaan toteuttaa yhdessä keskustellen. Isommissa työyhteisössä kannattaa jakaa osallistujia pieniin ryhmiin. Kaikki voivat käsitellä ensin samaa kehittämiskohdetta, tai ryhmät voivat kukin alustaa eri aiheita. Fasilitoijan ohjaamana jatketaan yhteistä keskustelua siitä, mitä asioiden kehittämiseksi tulisi tehdä ja miten ne ratkaistaan. Sovitaan myös kehittämisen vastuuhenkilö ja aikataulu eli kuka – mitä – milloin? Nämä asiat kirjataan ylös. 

Lopuksi työyhteisölle jää lista priorisoiduista kehittämistarpeista, sovituista toimenpiteistä ja vielä kehittämistä odottavista asioista. Työyhteisölle korostetaan kaikkien yhdessä tunnistettujen kehittämistarpeiden merkitystä ja pajassa sovitaan, kuinka niiden kanssa jatkossa edetään. Esimerkiksi viikko- tai kuukausipalaveriin voi ottaa listalta aina muutaman kehittämiskohteen ja ideoida yhdessä niihin ratkaisuja. 

Vaihe 4 tiivistetysti: 

• Fasilitoijien ohjaama yhteiskeskustelu siitä, mitä asioiden kehittämiseksi tulisi tehdä ja miten ongelmat ratkaistaan.  Isommassa ryhmässä tämä voidaan toteuttaa jakautuen pienempiin ryhmiin. 
• Ratkaisuideat kirjataan muistiin. Sovitaan myös kehittämisen vastuuhenkilö ja aikataulu: Kuka – mitä – milloin? 
• Ajan puitteissa käsitellään 3–5 kehittämiskohdetta.

Kokemuksia pajasta

Palautteiden perusteella paja on poikkeuksetta todettu tehokkaaksi ja innostavaksi tavaksi kehittää työyhteisöä ja toimintaa. Pajan nopea tempo on suurimmalle osalle sopiva, mutta jotkut osallistujat ovat toivoneet enemmän aikaa yhteiseen keskusteluun. Pajan jälkeen työyhteisö on kokenut, että he ovat tulleet kuulluiksi, heidän ideoitaan on arvostettu ja työhön liittyviin haasteisiin on yhdessä ideoitu omalla työpaikalla toimivia ratkaisuja. Paja on siis erinomainen tapa osallistaa ja kehittää työyhteisöjä, työtapoja sekä luoda innostava ja osallistava ympäristö työntekijöille. 

”Vaikkei me tehtäis mitään sovituista kehittämistoimenpiteistä, tää paja oli vaikuttava jo itsessään.” Tämä toimitusjohtajan palaute kuvastaa hyvin yhdessä työskentelyn ja osallisuuden merkitystä. 

Kokeile, innostu ja huomaa ero!  

Lähteet

1. Hakanen, Jari, Kaltiainen, Janne, Suutala, Sampo & Hirvonen, Maria 2023. Miten Suomi voi? Tutkimus: Työhyvinvoinnin kehittyminen loppuvuoden 2019 ja kesän 2023 välillä. Helsinki: Työterveyslaitos. Verkkosivusto. Viitattu 18.9.2023.
2. Ahola, Salla, Eskelinen, Juha, Heikkilä-Tammi, Kirsi, Kuula, Markku, Larjovuori, Riitta-Liisa & Nuutinen, Sanna 2018. Digisti työn imuun? Tutkimus työhyvinvoinnin ja tuottavuuden yhteydestä finanssialan palveluyrityksessä. Aalto-yliopiston julkaisusarja CROSSOVER 8/2018. Helsinki. 
3. Työturvallisuuskeskus n.d. Työhyvinvointiarvio. Verkkosivusto. Viitattu 11.5.2023.