Strategian päivittäminen strategiakauden keskellä on yksi kohta, jossa on olennaista osallistaa organisaatiota laajasti ja saada mukaan jäsenten asiantuntemusta organisaation eri puolilta. Perinteisesti työyhteisöt ovat hakeneet ihmisen ja strategian välistä kytköstä strategiaprosessin loppuvaiheessa, jota usein kutsutaan jalkauttamiseksi. Inhimillisessä strategiatyössä kytköstä ei tarvitse erikseen hakea, vaan se muodostuu prosessin aikana. Olennaista on luoda paikkoja merkitykselliselle dialogille strategiateemojen äärelle.
Paula Kilpinen pohtii ihmisten ja strategian suhdetta oivaltavasti: “Strategiat eivät tee mitään, vaan ihmiset tekevät. Strategian takana ovat aina ihmiset, ja strategia muuttuu todeksi vasta ihmisten toimista. Johtamisen tarkoitus onkin muuttaa strategia ihmisten intohimoksi ja jokapäiväiseksi toiminnaksi. Tähän ei päästä, jollei onnistuta rakentamaan kytköstä strategian ja jokaisen organisaatiossa toimivan ihmisen välille.” 1
Kilpinen jäsentää inhimillisen strategian neljän elementin varaan: tahto, kyky, osallisuus ja toimijuus. Keskityn tässä artikkelissa erityisesti osallisuuteen ja toimijuuteen. Osallisuus on strategiatyön aikana muodostuva kokemus siitä, kuinka jokainen on arvokas osa strategiaa. Toiminta ja tavoitteet konkretisoivat yhteisen suunnan ja mahdollistavat siten toimijuuden kohti yhteistä päämäärää.2
Kilpinen muistuttaa, että juuri dialogi ja kohtaamiset ratkaisevat, muuttuuko tarkoitus merkitykseksi ja tahdoksi, tavoiteltu kulttuuri tavaksi toimia, kyvykkyydet osaamisiksi ja viime kädessä tavoitteet teoiksi.3
Näitä perusperiaatteita noudattaen lähdimme edistämään strategian päivitystä isossa työyhteisössämme. Ihmisten kytköstä strategiaan lähdettiin hakemaan pilkkomalla strategia pienemmiksi teemoiksi ja kutsumalla ihmiset työskentelemään dialogisesti yksittäisen, itselleen merkityksellisen teeman parissa.
Työpaikallani päivitystyötä tehtiin kaksivaiheisena osallistavana prosessina:
Ensimmäinen vaihe rakentui laajasti hyödynnetyn PESTEC-analyysin4 ympärille ja jäsentyi organisaation strategisten teemojen mukaan. Kutakin strategista teemaa kohden järjestettiin yksi työpaja. Työpajaan kutsuttiin monipuolisesti osallistujia työroolin mukaan. Lisäksi tarjottiin avointa osallistumismahdollisuutta myös muille kiinnostuneille. Näin mahdollistettiin osallistujille kytkös omaan asiantuntijuuteen ja parhaimmillaan kokemus omasta arvosta osana strategiatyötä. Työpajassa oli käytössä paperinen työpohja, jossa strategisen teeman nimi oli sijoitettu paperin keskelle ja sitä reunusti lohkoihin jaetun pitsan mallisesti kuuteen sektoriin jaettu ympyrä. Kukin lohko edusti yhtä PESTEC-analyysin osaa: poliittinen, ekonominen, sosiaalinen, teknologinen, ekologinen ja kulttuurinen.
Ensin pienryhmät saivat koota keskustellen ensimmäisiä ajatuksiaan aiheesta. Ajatukset kirjattiin tarralapuille, jotka kiinnitettiin näkyviin kyseisen lohkon kohtaan. Seuraavaksi ryhmät kiersivät katsomassa toisten ryhmien tuotoksia, keskustelemassa näkemästään ja äänestämässä tehdyistä ehdotuksista omasta mielestään kiinnostavimpia ja tärkeimpiä. Kolmannessa vaiheessa kukin ryhmä palasi oman työpohjansa ääreen ja tutustui muiden antamiin ääniin. Toisten osallistujien antama suunta ohjasi ryhmän dialogista jatkotyöstämistä etenkin niihin teemoihin, jotka yhteisesti koettiin keskeisimmiksi. Työpajan tuloksena saatiin samanmuotoiset koosteet teeman ympärillä käydyistä keskusteluista PESTECin mukaisesti jäsentyneinä.
Toisessa vaiheessa syvennyttiin pohtimaan kokonaiskuvan sijaan tietyn teeman sisältöjä syvällisemmin. Pohdinnassa koostettiin yhteistä tilannekuvaa jo meneillään olevista toimista, joita isoon organisaatioon mahtuu runsaasti. Sen jälkeen tunnistettiin tarpeita teeman tulevaan kehittämiseen. Työtä tuki ensimmäisessä vaiheessa luotu PESTEC-analyysi, joka pakotti tarkastelemaan organisaatiota myös suhteessa ympäröivään yhteiskuntaan omaan tekemiseen kiinnittymisen rinnalla.
Kaksivaiheisena prosessina toteutettu päivitys tuotti strategiatyön tueksi monipuolista ja helposti hyödynnettävää aineistoa. Työskentelytapa mahdollisti osaltaan sen, että ihmiset tuntevat päivitetyn strategian omakseen sekä ymmärtävät aiempaa paremmin organisaation suunnan ja oman roolinsa siinä. Päivitetystä strategiasta viestimistä tuki se, että kaikilla yksiköillä oli ollut mahdollisuus tuoda oma näkemyksensä mukaan.
Lähteet
- Kilpinen, Paula 2022. Inhimillinen strategia. Helsinki: Alma Talent.
- Kilpinen 2022.
- Kilpinen 2022.
- B2U Business-to-you 2016. Scanning the Environment Pestel Analysis. Verkkosivusto. Viitattu 1.10.2023.